Sổ đăng ký văn bản (Document Register)
Sổ đăng ký văn bản là sổ dùng để ghi chép, theo dõi tất cả văn bản đến và văn bản đi của cơ quan, tổ chức (NĐ 30/2020/NĐ-CP). Phân loại: (1) Sổ đăng ký văn bản đến — ghi số đến, ngày đến, cơ quan gửi, số ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, người nhận xử lý, thời hạn; (2) Sổ đăng ký văn bản đi — ghi số đi, ngày ban hành, trích yếu, người ký, nơi nhận. Sổ đăng ký riêng: văn bản mật có sổ riêng, không chung với văn bản thường. Số đăng ký: liên tục, bắt đầu từ 01 vào ngày 01/01 hàng năm. Hình thức: sổ giấy hoặc phần mềm quản lý văn bản điện tử. Yêu cầu: mọi văn bản đến và đi đều phải đăng ký trước khi phân phối hoặc phát hành — văn bản không qua đăng ký không có giá trị pháp lý. Bảo quản: sổ đăng ký được lưu trữ tại bộ phận văn thư, thời hạn bảo quản theo Bảng thời hạn lưu trữ. Căn cứ Điều 16 (đăng ký VB đi) và Điều 22 (đăng ký VB đến) NĐ 30/2020.