Phiếu chuyển (Transfer Slip / Routing Slip)
Phiếu chuyển là phiếu kèm theo văn bản đến, ghi ý kiến phân phối của lãnh đạo cơ quan và ý kiến chỉ đạo xử lý, dùng để chuyển văn bản đến đúng đơn vị, cá nhân được giao xử lý (NĐ 30/2020/NĐ-CP). Quy trình: văn thư tiếp nhận văn bản đến → đăng ký → trình lãnh đạo → lãnh đạo ghi ý kiến phân phối (giao cho ai, thời hạn xử lý, yêu cầu cụ thể) → văn thư lập phiếu chuyển → chuyển đến đơn vị/cá nhân → theo dõi đôn đốc. Nội dung phiếu: tên cơ quan gửi, số hiệu văn bản, ngày tháng, trích yếu, ý kiến chỉ đạo, tên người nhận, thời hạn xử lý. Hình thức: phiếu giấy hoặc phiếu điện tử trên phần mềm quản lý văn bản. Ý nghĩa: đảm bảo văn bản được xử lý đúng người, đúng thời hạn, có thể truy vết trách nhiệm nếu chậm trễ. Căn cứ Điều 23 NĐ 30/2020: trình, chuyển giao văn bản đến.