Hồ sơ công việc (Case File / Work Dossier)
Hồ sơ công việc là tập hợp văn bản, tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc một lĩnh vực công tác, được sắp xếp theo trình tự giải quyết (NĐ 30/2020/NĐ-CP). Ví dụ: hồ sơ tuyển dụng công chức năm 2025 (gồm kế hoạch, thông báo, hồ sơ ứng viên, biên bản chấm thi, quyết định tuyển dụng). Danh mục hồ sơ: mỗi cơ quan phải lập danh mục hồ sơ hàng năm, quy định các hồ sơ cần lập, đơn vị/cá nhân lập, thời hạn bảo quản. Lập hồ sơ: mỗi công chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình xử lý — thu thập tài liệu → sắp xếp theo trình tự → kết thúc vụ việc → nộp lưu trữ cơ quan. Yêu cầu: đầy đủ, có hệ thống, phản ánh đúng quá trình giải quyết; không để tài liệu rời rạc, mất mát. Thời hạn nộp lưu: trong năm tiếp theo sau khi công việc kết thúc. Căn cứ Điều 29 NĐ 30/2020: 'Lập hồ sơ' và Điều 31: 'Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.'
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ công việc gồm những gì?
Hồ sơ công việc (Job Profile) gồm: tên vị trí, bộ phận, cấp bậc, mô tả công việc chi tiết, yêu cầu năng lực, KPI, quyền hạn, mối quan hệ báo cáo.
Hồ sơ công việc khác gì JD (Job Description)?
JD mô tả ngắn gọn công việc để tuyển dụng, còn Hồ sơ công việc chi tiết hơn — bao gồm cả năng lực cốt lõi, lộ trình phát triển, và tiêu chí đánh giá hiệu suất.