Thể thức văn bản hành chính
Thể thức văn bản hành chính là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản do cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp nhà nước ban hành, bao gồm thành phần chính và thành phần bổ sung. Thể thức quy định cách bố cục, trình bày, đặt tên, đánh số, ký hiệu và kỹ thuật soạn thảo văn bản nhằm đảm bảo tính thống nhất, chặt chẽ, rõ ràng trong hoạt động quản lý, điều hành và giao dịp công vụ. Đây là căn cứ bắt buộc để văn bản có giá trị pháp lý và được công nhận trong hệ thống hành chính. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, thể thức văn bản gồm 9 thành phần chính bắt buộc và một số thành phần bổ sung tùy theo tính chất, nội dung cụ thể của từng loại văn bản.
Trong môi trường ngân hàng, thể thức văn bản hành chính được áp dụng phổ biến cho công văn nội bộ, tờ trình, quyết định, thông báo, báo cáo, biên bản, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền, giấy nghỉ phép… — những văn bản phát sinh thường xuyên trong quan hệ giữa các phòng ban, chi nhánh, giữa ngân hàng với cơ quan quản lý nhà nước (Ngân hàng Nhà nước, Cục Thuế, Kho bạc…) và với khách hàng tổ chức. Việc nắm vững thể thức giúp giao dịch viên, chuyên viên quan hệ khách hàng, cán bộ tín dụng và nhân viên hành chính soạn thảo văn bản đúng chuẩn, tránh bị trả lại do lỗi kỹ thuật, đồng thời thể hiện tính chuyên nghiệp của tổ chức tín dụng.
Các thành phần chính của văn bản hành chính
Căn cứ Khoản 2 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính bao gồm 9 thành phần chính, trình bày theo trật tự từ trên xuống dưới, từ trái sang phải:
Quốc hiệu và Tiêu ngữ: ghi rõ "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" và dòng "Độc lập – Tự do – Hạnh phúc". Đây là quốc kỳ bằng văn bản, in hoa, đặt căn giữa, phông chữ đậm, không đặt trong ngoặc đơn, ngoặc kép.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: ghi tên đầy đủ, chính xác của cơ quan (ví dụ: "NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM", "CHI NHÁNH NGÂN HÀNG TMCP Ngoại thương Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh"); nếu có tên đơn vị trực thuộc thì ghi phía dưới, cỡ chữ nhỏ hơn.
Số, ký hiệu văn bản: là số thứ tự văn bản trong hệ thống văn thư, kết hợp ký hiệu viết tắt tên loại văn bản, phòng ban soạn thảo, năm ban hành. Ví dụ: "Số: 1234/QĐ-NHNN-HQTĐ" trong đó "QĐ" là quyết định, "NHNN" là Ngân hàng Nhà nước, "HQTĐ" là Cục Quản lý, giám sát các TCTD. Cấu trúc ký hiệu do cơ quan tự quy định nhưng phải thống nhất trong toàn hệ thống.
Địa danh và thời gian ban hành: ghi tên địa danh nơi ban hành, không ghi tên quận/huyện hay phường/xã; thời gian ghi đủ ngày, tháng, năm bằng chữ số (ví dụ: "Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2026"). Ngày trong văn bản là ngày văn bản được ký và đóng dấu.
Tên loại và trích yếu nội dung: ghi theo công thức "TÊN LOẠI VĂN BẢN + TRÍCH YẾU", trong đó tên loại in hoa, đậm, căn giữa; trích yếu là phần tóm tắt ngắn gọn nội dung chính. Ví dụ: "QUYẾT ĐỊNH về việc ban hành Quy chế cho vay đối với khách hàng doanh nghiệp SME".
Nội dung văn bản: phần trình bày nội dung chính, có thể chia thành các phần, mục, điều, khoản tùy theo loại văn bản và tính chất nội dung. Nội dung phải rõ ràng, chính xác, sử dụng đúng ngôn ngữ hành chính.
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: người ký phải đúng thẩm quyền, họ tên ghi đầy đủ, không viết tắt; chức danh ghi chính xác theo quyết định bổ nhiệm.
Dấu, chữ ký số của cơ quan: văn bản hành chính điện tử sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; văn bản giấy sử dụng con dấu theo quy định.
Nơi nhận: ghi rõ đơn vị nhận để biết, để thực hiện, để phối hợp, để báo cáo… theo đúng nguyên tắc phân phối văn bản.
Các thành phần bổ sung
Theo Khoản 3 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính có thể có các thành phần bổ sung tùy theo mục đích, tính chất:
Phụ lục: văn bản kèm theo có tính chất bổ trợ, làm rõ hoặc chi tiết hóa một phần nội dung văn bản chính (ví dụ: phụ lục danh sách khách hàng vay, phụ lục biểu lãi suất, phụ lục quy trình nghiệp vụ).
Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn: đánh dấu mức độ bảo mật (Mật, Tối mật, Tuyệt mật) và mức độ khẩn (Hỏa tốc, Khẩn, Thượng khẩn). Trong ngân hàng, việc đánh dấu mức độ mật đặc biệt quan trọng đối với văn bản liên quan đến thông tin khách hàng, báo cáo tài chính nội bộ, hồ sơ tín dụng.
Ký hiệu người soạn thảo: ghi bằng chữ viết tắt hoặc ký hiệu riêng của cá nhân chịu trách nhiệm soạn thảo, đặt ở góc trái phía trên bản lưu.
Địa chỉ cơ quan ban hành văn bản: ghi địa chỉ trụ sở, số điện thoại, fax, email khi văn bản gửi ra ngoài cơ quan hoặc gửi cho đối tượng cần liên hệ.
Phân loại văn bản hành chính phổ biến tại ngân hàng
Trong hoạt động ngân hàng thương mại, thể thức văn bản hành chính được áp dụng cho các loại văn bản chính sau: Công văn (CV) — dùng để trao đổi thông tin giữa các đơn vị trong và ngoài ngân hàng; Quyết định (QĐ) — văn bản do Giám đốc/Tổng Giám đốc ký ban hành quy chế, quy định, thành lập tổ chức, bổ nhiệm nhân sự; Tờ trình (TT) — văn bản trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định; Thông báo (TB) — văn bản dùng để phổ biến, hướng dẫn nội dung cụ thể; Báo cáo (BC) — văn bản trình bày, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ; Biên bản (BB) — văn bản ghi nhận nội dung cuộc họp, đoàn kiểm tra; Giấy giới thiệu, Giấy ủy quyền, Giấy nghỉ phép — văn bản cá nhân trong phạm vi quản lý nội bộ.
Mỗi loại văn bản có tên loại và đặc trưng riêng, nhưng đều phải tuân thủ 9 thành phần chính nêu trên. Chẳng hạn, một Quyết định cho vay phải có đầy đủ quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu (QĐ-NHCT-VP), địa danh thời gian, tên loại "QUYẾT ĐỊNH về việc phê duyệt cấp tín dụng cho khách hàng X", nội dung quyết định các mức vốn, kỳ hạn, lãi suất, chữ ký Tổng Giám đốc, dấu, nơi nhận.
Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể các tiêu chuẩn kỹ thuật trình bày: khổ giấy A4 (210mm x 297mm), phông chữ Times New Roman cỡ 13-14, riêng phần quốc hiệu và tên loại văn bản có thể dùng cỡ 14-15 đậm; lề trên 20-25mm, lề dưới 20-25mm, lề trái 30-35mm (gáy), lề phải 15-20mm; dãn dòng 1,5 lines hoặc đơn đối với văn bản có phụ lục kèm theo; đánh số trang ở giữa hoặc góc phải phía dưới. Chữ viết tắt, tên riêng, con số dùng theo quy định chung về chính tả và văn thư.
Đối với văn bản điện tử, ngoài việc tuân thủ thể thức trên, còn phải đáp ứng yêu cầu theo quy định về giao dịch điện tử trong ngân hàng, sử dụng chữ ký số hợp pháp, định dạng PDF/A để bảo đảm tính toàn vẹn, có hệ thống quản lý văn bản điện tử đảm bảo truy vết.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Ký hiệu văn bản hành chính trong ngân hàng được cấu trúc theo công thức nào cho đúng chuẩn?
Ký hiệu văn bản gồm hai phần: số thứ tự văn bản (số thập phân, không ghi số La Mã, đánh liên tục trong năm) và ký hiệu riêng. Ký hiệu riêng do cơ quan tự xây dựng nhưng theo thông lý gồm: viết tắt tên loại văn bản (CV, QĐ, TB…), viết tắt tên cơ quan (NHNN, NHCT…), viết tắt đơn vị soạn thảo (VP, P.TKTĐ, P.KHKD…), phân cách bằng dấu gạch nối. Ví dụ: "Số: 1056/QĐ-NHCT-TCTD" là quyết định số 1056 của Ngân hàng Ngoại thương, do Trụ sở chính ban hành.
Hỏi: Người ký văn bản hành chính phải đáp ứng điều kiện thẩm quyền nào theo quy định hiện hành?
Người ký văn bản phải là người đứng đầu cơ quan hoặc người được ủy quyền bằng văn bản (giấy ủy quyền hoặc quyết định phân cấp). Khi ký thay phải ghi rõ chức vụ của người ký và ghi "(đã ký thay)" hoặc "(theo ủy quyền)" phía dưới. Không được ký thay trong các trường hợp văn bản có nội dung thuộc thẩm quyền cá nhân người đứng đầu trừ khi đã có quyết định phân cấp hoặc ủy quyền cụ thể.
Hỏi: Khi soạn công văn gửi Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thể thức có gì khác so với công văn nội bộ không?
Khác biệt cơ bản ở một số điểm: (i) phải ghi rõ tên loại "CÔNG VĂN", trích yếu nội dung cụ thể; (ii) phần "Kính gửi" phải đứng riêng trước nội dung; (iii) nơi nhận phải gửi bản sao đến các đơn vị liên quan nếu có yêu cầu phối hợp; (iv) phải có dấu chỉ mức độ khẩn phù hợp nếu văn bản liên quan đến chỉ đạo, chấn chỉnh hoạt động tín dụng; (v) cỡ chữ, phông chữ và lề trang phải tuân thủ Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý chuyên nghiệp. Người soạn thảo nên kiểm tra với bộ phận văn thư của đơn vị hoặc tham khảo văn bản hiện hành tại thời điểm ban hành để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.