Quy trình nhờ thu
Quy trình nhờ thu (Collection Procedure) là tập hợp các bước nghiệp vụ chuẩn mực trong thanh toán quốc tế theo phương thức nhờ thu, trong đó ngân hàng đóng vai trò trung gian thu hộ chứng từ và tiền mặt thay cho người bán mà không cam kết thanh toán. Toàn bộ hoạt động này được điều chỉnh bởi Bộ Quy tắc Thống nhất về Nhờ thu của Phòng Công nghiệp và Thương mại Quốc tế (URC 522) — bộ quy tắc thường được nhắc đến trong giáo trình thanh toán quốc tế tại Việt Nam. Theo đó, ngân hàng chỉ chịu trách nhiệm về tính xác thực của chứng từ chứ không chịu trách nhiệm về hàng hóa, hiệu lực hợp đồng hay khả năng thanh toán của người mua.
Các bước của quy trình nhờ thu
Quy trình nhờ thu gồm 7 bước cơ bản từ khi người bán hoàn tất giao hàng đến khi ngân hàng ghi có tiền vào tài khoản cho người bán:
Bước 1 — Lập và giao hàng kèm chứng từ: Người bán (người ủy thác) giao hàng cho người mua theo hợp đồng ngoại thương, đồng thời lập bộ chứng từ theo yêu cầu, bao gồm hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng và hối phiếu (bill of exchange) — đây là chứng từ đặc trưng phân biệt phương thức nhờ thu với các phương thức khác.
Bước 2 — Gửi chứng từ cho ngân hàng gửi (Remitting Bank): Người bán mang bộ chứng từ đến ngân hàng gửi tại nước xuất khẩu, kèm Lệnh nhờ thu (Collection Order) ghi rõ điều kiện thu tiền. Ví dụ thực tế: doanh nghiệp xuất khẩu gỗ tại Bình Dương gửi bộ chứng từ trị giá 100.000 USD cho Vietcombank chi nhánh Bình Dương với điều kiện D/P 30 ngày.
Bước 3 — Chuyển chứng từ đến ngân hàng thu (Collecting Bank): Ngân hàng gửi chuyển bộ chứng từ đến ngân hàng thu tại nước nhập khẩu, thường là ngân hàng của người mua hoặc ngân hàng có quan hệ đại lý tại nước đó. Trong ví dụ trên, Vietcombank chuyển chứng từ đến ngân hàng đối tác tại Hoa Kỳ.
Bước 4 — Thông báo và xuất trình chứng từ: Ngân hàng thu thông báo cho người mua (người trả tiền) về việc có bộ chứng từ nhờ thu và tiến hành xuất trình chứng từ kèm hối phiếu để yêu cầu thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Bước 5 — Người mua thanh toán hoặc chấp nhận hối phiếu: Tùy theo điều kiện thu tiền, người mua thực hiện một trong hai hành động. Nếu là D/P (Documents against Payment) thì người mua trả tiền mặt ngay để nhận chứng từ. Nếu là D/A (Documents against Acceptance) thì người mua ký chấp nhận hối phiếu để nhận chứng từ, sau đó thanh toán khi hối phiếu đến hạn (thường 30, 60 hoặc 90 ngày).
Bước 6 — Chuyển tiền về ngân hàng gửi: Ngân hàng thu ghi có vào tài khoản ngân hàng gửi (thông qua hệ thống tài khoản đại lý — Nostro/Vostro hoặc qua hệ thống SWIFT) tương ứng số tiền đã thu được.
Bước 7 — Ghi có cho người bán: Ngân hàng gửi nhận tiền, quy đổi sang nội tệ (VNĐ) theo tỷ giá mua ngoại tệ tại thời điểm ghi có, trừ phí dịch vụ và hoa hồng, sau đó ghi có vào tài khoản thanh toán của người bán. Doanh nghiệp xuất khẩu tại Bình Dương sẽ nhận được khoản tiền tương đương 100.000 USD quy đổi VNĐ sau khi trừ phí.
Phân loại phương thức nhờ thu
Dựa trên điều kiện thu tiền ghi trên Lệnh nhờ thu, quy trình nhờ thu được chia thành hai loại chính:
Nhờ thu trơn (Clean Collection): Là hình thức thu hộ tiền qua hối phiếu hoặc séc mà không kèm theo chứng từ thương mại. Loại này thường áp dụng cho các khoản thu hộ phí dịch vụ, tiền hoa hồng đại lý, tiền cho vay hoặc các khoản thanh toán không liên quan đến giao hàng hóa hữu hình.
Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collection): Là hình thức thu hộ tiền kèm theo chứng từ thương mại, là phương thức phổ biến nhất trong thanh toán ngoại thương. Bên trong loại này lại phân thành D/P (nhờ thu chứng từ đổi lấy tiền mặt) và D/A (nhờ thu chứng từ đổi lấy chấp nhận thanh toán), trong đó D/P an toàn hơn cho người bán vì người mua phải trả tiền mới nhận được chứng từ, còn D/A rủi ro cao hơn vì người mua nhận chứng từ trước khi thanh toán.
Vai trò và trách nhiệm của các bên trong quy trình
Ngân hàng gửi (Remitting Bank): Là ngân hàng của người bán, chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ theo hướng dẫn trong Lệnh nhờ thu, chuyển chứng từ đến ngân hàng thu và ghi có tiền cho người bán khi nhận được.
Ngân hàng thu (Collecting Bank): Là ngân hàng tại nước người mua, chịu trách nhiệm thông báo cho người mua, xuất trình chứng từ, thu tiền và chuyển tiền về ngân hàng gửi. Ngân hàng thu có thể ủy thác cho ngân hàng trình (Presenting Bank) nếu cần.
Ngân hàng trình (Presenting Bank): Là ngân hàng trực tiếp xuất trình chứng từ cho người mua, có thể trùng hoặc khác ngân hàng thu. Ngân hàng trình ký vào hối phiếu khi người mua chấp nhận thanh toán trong trường hợp D/A.
Người ủy thác (Principal): Là người bán, người khởi xướng lệnh nhờ thu.
Người trả tiền (Drawee): Là người mua, bên có nghĩa vụ thanh toán hoặc chấp nhận hối phiếu.
Ưu điểm, hạn chế và lưu ý khi áp dụng
Ưu điểm đối với người bán: Phí dịch vụ nhờ thu thấp hơn đáng kể so với phí thư tín dụng (L/C) — thông thường chỉ khoảng 0,1% đến 0,3% giá trị giao dịch, tùy theo ngân hàng, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp xuất khẩu quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam.
Ưu điểm đối với người mua: Không cần mở L/C nên không phải ký quỹ hay bị chiếm dụng vốn tại ngân hàng, tạo thuận lợi cho dòng tiền.
Hạn chế: Ngân hàng không cam kết thanh toán nên rủi ro người mua từ chối nhận hàng và không thanh toán vẫn thuộc về người bán. Đặc biệt với D/A, người bán đối mặt rủi ro kép: vừa mất hàng, vừa mất tiền nếu người mua đã lấy chứng từ mà không thanh toán khi hối phiếu đến hạn.
Lưu ý thực tiễn cho người làm nghiệp vụ: Khi nhận bộ chứng từ, ngân hàng thu cần đối chiếu kỹ Lệnh nhờ thu với chứng từ thực tế, xác nhận rõ ngày đến hạn của hối phiếu D/A và thông báo kịp thời cho ngân hàng gửi nếu người mua từ chối thanh toán hoặc từ chối chấp nhận hối phiếu. Trong thị trường xuất nhập khẩu Việt Nam, quy trình nhờ thu thường được áp dụng cho các đối tác có uy tín, quan hệ kinh doanh lâu năm hoặc các thị trường có rủi ro quốc gia thấp như Hàn Quốc, Nhật Bản, các nước ASEAN.
Tham khảo nguyên tắc URC 522 của ICC. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn về thanh toán quốc tế.