Quyết định số 117/2025/QĐ-UBND Ban hành Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Thanh Hóa

QUYẾTĐỊNH

Ban hành Quy chế quản lý và sử dụng Hệthống thư điện tử công vụ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Thanh Hóa

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15 ngày 16 tháng 6 năm 2025;

CăncứLuậtCôngnghệthôngtinsố67/2006/QH11ngày29tháng6 năm 2006;

CăncứLuậtGiaodịchđiệntửsố20/2023/QH15ngày22tháng6năm2023;

CăncứLuậtBanhành văn bản quy phạm pháp luậtsố 64/2025/QH15 ngày19tháng02năm2025;Luậtsửađổi,bổsungmộtsốđiềucủaLuậtban hànhvănbảnquyphạmphápluậtsố87/2025/QH15ngày25tháng6năm2025;

Căncứ Nghị địnhsố 85/2016/NĐ-CP ngày 01tháng7năm 2016của Chínhphủvềđảm bảoantoàn hệthống thông tintheocấpđộ;

Căncứ Nghị địnhsố 91/2020/NĐ-CP ngày 14tháng 8năm 2020của Chínhphủ vềchống tin nhắn rác,thư điệntử rác,cuộcgọi rác;

Căncứ Nghị địnhsố78/2025/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2025 của Chínhphủvề việc quy địnhchi tiếtmộtsốđiều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫnthi hànhluật banhành vănbản quyphạmpháp luật;

CăncứThông tư số39/2017/TT-BTTTT ngày 15tháng 12 năm 2017của BộtrưởngBộThôngtinvàTruyềnthôngbanhànhDanhmụctiêuchuẩnkỹ thuật vềứngdụngcôngnghệ thông tintrongcơquannhànước;

TheođềnghịcủaChánhVănphòngUBNDtỉnhtạiTờtrìnhsố 1938/TTr-VP ngày 29tháng 8 năm 2025;

Uỷ ban nhân dân ban hành Quyết định ban hành Quy chế quản lý và sử dụng Hệthống thư điệntửcôngvụtrongcáccơquannhànướctỉnhThanh Hóa.

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Thanh Hóa.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết đinh số 3380/2013/QĐ-UBND ngày 30/9/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế về quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Thanh Hóa.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các sở, Trưởng các ban, ngành, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUYCHẾ

Quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử côngvụ trong các cơquan nhà nước tỉnhThanhHóa

(BanhànhkèmtheoQuyếtđịnhsố117/2025/QĐ-UBNDngày15/9/2025 củaỦyban nhândântỉnhThanhHóa)

Chương IQUY ĐỊNHCHUNG

Điều1.Phạmviđiềuchỉnh

Quy chếnày quy địnhviệcquảnlývàsửdụng Hệthống thưđiện tử công vụ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Thanh Hóa (sau đây viết tắt là Hệ thống thư điện tử công vụ).

Điều2.Đốitượngápdụng

1.    CáccơquannhànướctỉnhThanhHóa,baogồmcácsở,ban,ngành, đơnvịthuộcỦybannhândântỉnh,Ủybannhândânxã,phường(sauđâyviết tắtlà cơ quan, đơn vị); cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị(sau đây viết tắt là cá nhân);

2.    Cáccơquannhànướckhácvàcánhânthuộccáccơquannhà nước khác cónhu cầusử dụng Hệthống thư điệntửcông vụ.

Điều3.Giảithíchtừngữ

1.   Hệ thống thư điện tử công vụ là hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh ThanhHóa,đượcxâydựngvàtổchứcvậnhànhnhằmmụcđíchcungcấp phương tiệnchocác cơ quan,đơnvị,cá nhântrong hoạt động công vụ để gửi, nhậnthông tin(baogồmtài liệu,hìnhảnh và các tệp đính kèm khác) dưới dạng thư điện tử thông qua môi trườngsố.

2.    Tài khoảnthư điệntử làthông tinbaogồmtênđăng nhậpvàmật khẩu để truy nhập vàohộp thư điệntửđể thựchiệnđọc, gửi,nhận thưđiệntử.

3.    HộpthưđiệntửcôngvụlàhộpthưthuộcHệthốngthưđiệntửcông vụ;mỗicơquan, đơnvị,cánhân đượccấpduy nhấtmộthộp thưcông vụ.

Chương IIQUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều4.ĐịachỉtruycậpHệthốngthưđiệntửcông vụ

Hệ thống thư điện tử công vụ có địa chỉ truy cập trực tiếp là https://mail.thanhhoa.gov.vnhoặcthông quađường liênkết trênCổng/Trang thôngtinđiệntửcủacáccơquan,đơnvịhoặcHệthốngđăngnhậptậptrung củatỉnhhoặcthông quaứngdụngthưđiệntử(Email)trênthiếtbị diđộng.

Điều5.Địnhdạngđịachỉthưđiệntửcôngvụ

1.   Địachỉhộpthưđiệntửcủacơquan,đơnvị

a)   Đốivớicácsở,ban,ngành,địachỉthưđiệntửcódạng:

<Tênviếttắtcủasở,ban,ngànhviếtliềnkhôngdấu>@thanhhoa.gov.vn

b)   ĐốivớiỦybannhândâncácxã/phường,địachỉthưđiệntửcódạng:

<Tênxã,phườngviếtliềnkhôngdấu>@thanhhoa.gov.vn

c)    Đốivớicácphòng,ban,đơnvị thuộccácsở,ban,ngành,địachỉ thư điện tử có dạng:

<Tênviếttắtcủaphòng,ban,đơnvịviếtliềnkhôngdấu>.<tênviếttắt củasở,ban, ngành viếtliềnkhôngdấu>@thanhhoa.gov.vn

d)   Đối với các phòng, ban, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dâncác xã/phường, địa chỉ thư điện tử có dạng:

<Tênviếttắtcủaphòng,ban,đơnvịviếtliềnkhôngdấu>.<tênxã, phường viếtliềnkhông dấu>@thanhhoa.gov.vn

2.   Địachỉhộpthưđiệntửcủacánhân

Địachỉhộpthưđiệntửcủacánhâncódạng:

<Tên đầy đủ không dấu của cá nhân><chữ cái đầu tiên của họ><chữ cái đầu tiên của tên đệm>.<tên viết tắt của sở,ban,ngành hoặc tên xã, phường viết liền không dấu>@thanhhoa.gov.vn

3.   Xửlýcáctrườnghợptrùngđịachỉhộpthưđiệntử,địachỉquá dài

a)   Trườnghợpcơquan,đơnvị,cánhântrùngđịachỉhộpthưđiệntử:

Cơquan,đơnvị,cá nhânđược tạolậpsaunếu bị trùng địa chỉ thư điện tử thìtùytrườnghợpcụthểcơquan,đơnvịcóthểđềxuấtvàVănphòngUBND tỉnhsẽ xemxétquyết địnhtạođịa chỉhộp thưđiệntửcho phù hợp.

b)   Trườnghợpđịachỉhộpthưđiệntửcủacánhândàihơn20kýtự:

VănphòngUBNDtỉnhsẽthốngnhấtvớiSởKhoahọcvàCôngnghệvà cơquan, đơn vị đề nghị cấphộp thưđể đảmphù hợpvới thựctế.

Điều6.Cấpmới,xóahộpthưđiệntửcôngvụ

1.    VănphòngUBNDtỉnhđượcgiaoquảnlýHệthốngthưđiệntử công vụ,chịutráchnhiệmcấpmới,xóa hộpthư điệntử thuộc Hệ thống thư điệntử công vụ.

2.   Quytrìnhcấpmớihộpthưđiệntửcôngvụnhưsau:

a)    Cơquan,đơnvịgửivănbảnđềnghịcấpmớihộpthưđiệntử(theo Mẫusố01tạiPhụlụckèmtheoQuychếnày)vềVănphòng UBND tỉnhngay saukhicóvănbảnquyđịnh(quyếtđịnhthànhlậpmới,sápnhậpđối với cơ quan,đơnvị;quyếtđịnhtuyểndụng, tiếp nhận, hợp đồng lao độngđối với cá nhân) để được giảiquyết theo quy định.

b)    Trongthờihạn05ngày làm việc kể từ khi nhậnđược vănbảnđề nghị củacáccơquan,đơnvị,VănphòngUBNDtỉnhthựchiệnphânloại,xửlývà gửivăn bản trả lời cho các cơ quan, đơn vị.

3.   Quytrìnhxóahộpthưđiệntửcôngvụnhưsau:

a)   Cơquan,đơnvị gửi vănbảnđềnghị xóahộpthư điện tử(theo Mẫu số 02tại Phụlục kèm theo Quy chế này) về Văn phòng UBND tỉnh ngay sau khi có cácvănbảnquyđịnh(quyếtđịnhsápnhập,giải thểđối với cơquan,đơnvị; quyếtđịnhnghỉhưu,nghỉ việchoặc chuyểncôngtác đối với cánhân)để được giải quyết theo quy định.

b)    Trongthờihạn03ngày làm việc kể từ khi nhậnđược vănbảnđề nghị củacáccơquan,đơnvị,VănphòngUBNDtỉnhthựchiệnphânloại,xửlývà gửivăn bản trả lời cho cáccơ quan, đơn vị.

c)     Trườnghợphộpthưđiệntửkhôngphátsinhtruycập(khônghoạt động)trongthờigian06thángmàkhôngthôngbáolýdo,VănphòngUBND tỉnhsẽ xóahộp thư khỏi hệ thống để giảiphóng tàinguyên.

Điều7.Tạmkhóa,khôiphụchộpthưđiệntửcôngvụbịtạmkhóa

1.    Tạmkhóahộpthưđiệntửcông vụlà việc ápdụng các biệnphápkỹ thuậttrênHệthốngthưđiệntử công vụđể tạmthời không chophépngười sử dụng truynhập và sử dụng hộp thư điệntử.

2.   Hộpthưđiệntửcôngvụthuộccáctrườnghợpsauđâysẽbịtạmkhóa:

a)   Khôngphátsinhtruycậptrongthờigian03thángmàkhôngthôngbáo

lýdo.

b)   Bịngườikhácchiếmdụng,lộmậtkhẩu.

c)   Cácquyđịnhkháctheoquyđịnhhiệnhành.

3.   Quytrìnhkhôiphụchộpthưđiệntửcôngvụbịtạmkhóa:

a)    Cơquan,đơnvịgửivănbảnđềnghịkhôiphụchộpthưđiệntửbịtạm

khóa (theoMẫusố03tại Phụlục kèmtheoQuy chế này)về Vănphòng UBND tỉnh để được xử lý.

b)     Sau03ngàylàmviệckểtừkhinhậnđượcvănbảnđềnghịcủacơ quan,đơnvị,VănphòngUBNDtỉnhxácminh,thựchiệnkhôiphụchộpthư điện tử bị tạm khóa (nếu đủ điều kiện).

Điều8.Dunglượnglưutrữvàquy cáchđặtmậtkhẩuchohộpthư điện tử công vụ

1.   Dunglượnglưutrữcủahộpthưđiệntửcôngvụ

Dung lượng lưu trữ cấp cho mỗi hộp thư điện tử được điều chỉnh phù hợp vớinhucầusử dụngthực tế và khảnăngđápứng của Hệthốngthưđiệntử công vụ trong từng giaiđoạn.Vănphòng UBND tỉnhđề xuất nâng cấp hệ thống để đảm bảo dung lượng cấp cho mỗi hộp thư điện tử tối thiểu 02GB/hộp thư điện tử cá nhân,05GB/hộp thưđiện tử cơ quan,đơnvị;kích cỡ các tệp gửi kèm tốiđa25MB.

2.   Quycáchđặtmậtkhẩuchohộpthưđiệntửcôngvụ

a)   Cơ quan, đơnvị, cá nhânđược cấphộpthư điệntử phải thay đổi mật khẩumặcđịnhtronglầnđầuđăngnhậphộpthưđiệntửngaysaukhiđượccấp và định kỳ 03thángthayđổi mậtkhẩu trong quá trìnhsửdụng.

b)   Mật khẩusử dụng chohộpthư điệntử phải cóđộdài 8 (tám)kýtự trở lênbaogồm kýtự inhoa, kýtự in thường, ít nhất có một ký tự chữ số, ký tự đặc biệt (!, @, #, %, $, *, &).

Điều9.Tầnsuấtkiểmtrahộpthưđiệntửcôngvụ

1.   Việc kiểm tra hộpthư điệntử tùy thuộc vàonhucầutraođổi công việc củacơquan,đơnvị,cánhân; khuyếnkhíchkiểmtrahộpthưđiệntửhằngngày để tiếpnhận và xử lý kịp thời giảiquyết công việc.

2.    Cácsở,ban,ngành,đơnvịthuộcỦybannhândântỉnh,Ủyban nhân dânxã,phườngphâncôngchovănthưquảnlýhộpthư của cơ quan,đơnvị: Kiểmtra hộpthư điệntử ít nhất 02 lần/ngày vàođầubuổi sáng, đầu buổi chiều theongàylàmviệchành chính; báo cáoLãnhđạocơ quanđể kịpthờixửlý.

Điều 10. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ

1.   Chỉ đạo triển khaithực hiện nghiêm túc Quychế này trongphạmviquản lý của cơ quan, đơn vị. Tuân thủ các quy định về quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tửcông vụ và các quy định bảo đảm an toàn thông tincóliênquan.

2.    Lậpdanhsáchyêucầucấpmới,xóahộpthưđiệntửcủa các phòng, ban,đơn vị trực thuộc, cá nhâncủa cơ quan, đơn vị mình về Văn phòng UBND tỉnh để kịp thời xử lý.

3.   Khi có sự cố về kết nối Hệ thống thư điện tử công vụ mà vượt quá khả năngkhắcphụccủacơquan,đơnvị,phảighilạithôngtinsựcố,lỗixảyra,gửi về Vănphòng UBNDtỉnhđể phối hợp khắc phục kịpthời.

Điều11.TráchnhiệmcủacánhânsửdụngHệthốngthưđiện tửcôngvụ

1.    Chấphành các quy định của pháp luật về thư điện tử công vụ, các quy định trong Quy chế này và các hướng dẫn của Văn phòng UBND tỉnh, cơ quan chuyênngànhvề sử dụng Hệthống thư điệntửcôngvụ.

2.   Tựquảnlý,bảovệ mật khẩuhộpthư điệntử cá nhân, không cung cấp mậtkhẩuchongườikhác, khôngđểngườikhácsửdụnghộpthưđiệntửcủa mình;thay đổi mật khẩu định kỳ theo quy định; trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩuthì báocáocơ quan, đơnvị liênhệ với Vănphòng UBND tỉnhđể thay đổi mật khẩu.

3.    Chịutráchnhiệmlưutrữ,xoá bỏ các thư điện tử không cần thiết trong hộp thư điện tử cá nhân quản lý;thực hiện nghiêm túc các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin theo quy định.

4.   Không sử dụng hộpthư điện tử được cấp để đăng ký tài khoản mạng xã hội,diễnđàncông cộng,các hoạt động nhận thư giới thiệu, quảng bá, quảng cáo màkhông phụcvụ hoạtđộng công vụcủacáctổchức,cánhân trênInternet.

5.    Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích sửdụng củaHệthống thư điệntửcông vụthông qua hộp thư điệntửcủamình.

6.   Khôngtruynhậptráiphéphộpthưđiệntửcủangườikhác.

7.    Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, có dấu hiệu vi phạmphápluật,cóvirus,thưráchoặcchứamãđộcgâynguycơpháttánlớn phải xóa bỏ; có lỗi hoặc gặp sự cố trong quá trình sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ thì báo cáo cơ quan, đơn vị để thông báo về Văn phòng UBND tỉnh kịp thời xử lý.

8.   Tuânthủcácquyđịnhkháctheoquyđịnhcủaphápluậthiệnhành.

ChươngIII

TỔCHỨCTHỰCHIỆN

Điều12.ĐảmbảohoạtđộngHệthốngthưđiệntửcôngvụ

1.    VănphòngUBND tỉnhlà đơnvị quảnlýHệ thống thư điệntử công vụ cótráchnhiệmphối hợpvớiCông antỉnh,Sở Khoa học và Công nghệ,đơn vị cung cấpphầnmềmđảmbảohoạt động thông suốtvà antoàn,anninh mạng.

2.    Căn cứ quy định hiện hành và nhu cầu sử dụng từng giai đoạn,Vănphòng UBND tỉnhđề xuất nâng cấp Hệ thống thư điện tử công vụtrình cấp có thẩm quyền quyết định.

Điều13.Khenthưởngvàxửlýviphạm

1.    Hằng năm, Văn phòng UBND tỉnh phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ,SởNội vụthammưuỦy bannhândântỉnh hình thức khen thưởng đối với cơquan,đơnvị,cánhânsửdụnghiệuquảHệthốngthưđiệntửcôngvụtheo quy định của pháp luậtvề thiđua, khen thưởng.

2.    Cơquan,tổchức,cánhânviphạmQuychếnày,tuỳtheotínhchất, mức độ sẽ bị xemxét,xử lý theo quy định.

Điều14.Điềukhoảnthihành

1.    Đốivớicáccơquan,cánhânkháctheokhoản2Điều2Quychếnày, cónhucầusử dụng Hệ thống thư điệntử công vụ, giaoVăn phòng UBND tỉnh xemxét,quyếtđịnhviệccấphộpthưđiệntửcôngvụtrêncơsởđảmbảotính phù hợp và tuânthủcácquy địnhhiệnhành.

2.    Trong quá trìnhthực hiệnQuy chế này, nếu có khó khăn, vướng mắc, phátsinhcầnsửa đổi,bổsung,các cơ quan,đơnvị kịpthời phảnánhbằng văn bảnvềVănphòng UBND tỉnhđểtổng hợp, báo cáoỦy ban nhân dân tỉnh xem xét,sửađổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.

Phụlục

CÁCMẪU VĂNBẢNĐỀNGHỊ CẤP MỚI,XÓA, KHÔIPHỤC HỘP THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ

(Kèmtheo Quy chế quản lý vàsửdụngHệ thốngthư điệntử công vụ trong cáccơ quan nhà nước tỉnh Thanh Hóa

Kínhgửi:VănphòngUBNDtỉnh.

ThựchiệnQuyếtđịnhsố....../QĐ-UBNDngày......tháng......năm    của

ỦybannhândântỉnhbanhànhQuychếquảnlývàsửdụngHệthốngthưđiện tử công vụ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Thanh Hóa; các Quyết định có liên quan….;(Cơquan,đơnvị)đềnghịVănphòngUBNDtỉnhcấpmớihộpthư điệntửchocơquan,đơnvị/cánhân,cụthểnhưsau:

1.  Thôngtinđầumốitiếpnhận

2.  Sốlượngđềnghịcấpmới:….

Thủtrưởngcơquan,đơnvị

(Kýtên,đóngdấu)

Kínhgửi:VănphòngUBNDtỉnh.

ThựchiệnQuyếtđịnhsố....../QĐ-UBNDngày......tháng......năm    của

ỦybannhândântỉnhbanhànhQuychếquảnlývàsửdụngHệthốngthưđiện tử công vụ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Thanh Hóa; các Quyết định có liên quan….; (Cơquan,đơnvị) đềnghịVănphòngUBND tỉnhxóa hộp thư điện tử chocơquan, đơnvị/cánhân, cụthểnhư sau:

1.  Thôngtinđầumốitiếpnhận

2.  Sốlượngđềnghịxóa:….

Thủtrưởngcơquan,đơnvị

(Kýtên,đóngdấu)