Thư ký hành chính - VP Quản lý chuyển đổi
Mô tả công việc
Mô tả công việc
1. Quản lý Tài sản & Cơ sở vật chất
- Quản lý thiết bị làm việc: Làm đầu mối tiếp nhận, cấp phát và lập sổ theo dõi toàn bộ tài sản được giao cho phòng ban (Laptop, máy tính bàn, màn hình rời, điện thoại bàn, máy in, máy hủy tài liệu nội bộ).
- Quản lý không gian làm việc: Giám sát, bảo trì cơ sở vật chất trong khu vực làm việc của phòng ban (bàn ghế, tủ tài liệu, hệ thống đèn, điều hòa). Đầu mối liên hệ với Khối Hậu cần ngân hàng để sửa chữa khi có sự cố.
- Cung ứng văn phòng phẩm: Tổng hợp nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, mực in định kỳ hàng tháng cho nhân sự trong bộ phận; kiểm soát chi phí trong định mức cho phép.
- Kiểm kê tài sản: Định kỳ phối hợp với phòng ban liên quan tổng kiểm kê tài sản của phòng ban. Thực hiện thủ tục điều chuyển, thu hồi tài sản khi có nhân sự luân chuyển hoặc lập hồ sơ thanh lý thiết bị cũ hỏng.
2. Nhân sự & Đời sống nội bộ
- Hỗ trợ Onboarding/Offboarding: Chuẩn bị chỗ ngồi, máy tính, văn phòng phẩm, thẻ tên và các quyền truy cập hệ thống cho nhân sự mới gia nhập phòng ban. Thực hiện thu hồi tài sản, bàn giao công việc khi nhân sự nghỉ việc.
- Quản lý chấm công, phép năm: Theo dõi, tổng hợp và đối soát dữ liệu chấm công, đi muộn/về sớm, tăng ca (OT), ngày nghỉ phép/nghỉ ốm của nhân viên trong bộ phận để gửi về Khối Nhân sự tổng hàng tháng.
- Lưu trữ hồ sơ nội bộ: Quản lý danh sách nhân sự, sơ đồ tổ chức của phòng ban. Lưu trữ các quyết định bổ nhiệm, điều động, khen thưởng hoặc kỷ luật liên quan đến nhân sự của bộ phận.
- Gắn kết nội bộ (Engagement): Đầu mối tổ chức các hoạt động nội bộ của riêng phòng ban: sinh nhật tháng, liên hoan, team building, thăm hỏi nhân viên ốm đau, hiếu hỉ.
3. Hành chính Văn phòng & Hỗ trợ Ban lãnh đạo TMO
- Quản lý công văn, tờ trình: Tiếp nhận, phân loại và trình ký các văn bản, tờ trình, công văn đi/đến của phòng ban. Theo dõi tiến độ phê duyệt các văn bản này từ các cấp lãnh đạo.
- Quản lý và quyết toán chi phí: Tiếp nhận hóa đơn, lập hồ sơ tạm ứng và thanh quyết toán các khoản chi phí phát sinh của phòng ban (chi phí tiếp khách, công tác phí, chi phí hội họp...).
- Hậu cần cuộc họp & Sự kiện TMO: Lên lịch, chuẩn bị phòng họp, tài liệu và ghi biên bản các cuộc họp nội bộ của phòng ban hoặc cuộc họp của Trưởng bộ phận với các đối tác.
Yêu cầu
Trình độ học vấn và chứng chỉ
Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Hành chính văn phòng hoặc các ngành Kinh tế/Ngân hàng liên quan.
Có đào tạo chuyên môn về hành chính điều hành, biên phiên dịch hoặc giao tiếp kinh doanh là một lợi thế.
Kiến thức và kinh nghiệm
Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chánh, nhân sự; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng hoặc tại các tổ chức quy mô lớn.
Kiến thức nền tảng: Hiểu biết cơ bản về hoạt động ngân hàng, mô hình tổ chức và quy trình vận hành trong doanh nghiệp. Nắm được nguyên tắc hành chính, lễ tân, tổ chức công việc và phối hợp nội bộ
Công cụ và phong cách làm việc
Sử dụng tốt các công cụ văn phòng như Microsoft Outlook, Word, PowerPoint và Excel…
Thành thạo trong việc sử dụng Teams, SharePoint hoặc các nền tảng cộng tác và quản lý tài liệu tương đương.
Có khả năng tổ chức công việc tốt, quản lý đồng thời nhiều ưu tiên và thời hạn ngắn.
Đáng tin cậy, phản hồi kịp thời và có kỷ luật trong việc theo dõi công việc đến khi hoàn thành
Quyền lợi
- Đào tạo, chế độ phép năm, lễ, tết, bảo hiểm chăm sóc sức khỏe, nghỉ mát, đồng phục,… - Cơ hội thăng tiến, phát triển nghề nghiệp tại Vietbank - Lương tháng 13, thưởng lễ tết theo tình hình thực tế của Ngân hàng - Thưởng hiệu quả kinh doanh, các khoản thưởng theo kết quả hoạt động của đơn bị và kết quả công việc của cá nhân.
Yêu cầu ứng viên
Trình độ học vấn và chứng chỉ
Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Hành chính văn phòng hoặc các ngành Kinh tế/Ngân hàng liên quan.
Có đào tạo chuyên môn về hành chính điều hành, biên phiên dịch hoặc giao tiếp kinh doanh là một lợi thế.
Kiến thức và kinh nghiệm
Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chánh, nhân sự; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng hoặc tại các tổ chức quy mô lớn.
Kiến thức nền tảng: Hiểu biết cơ bản về hoạt động ngân hàng, mô hình tổ chức và quy trình vận hành trong doanh nghiệp. Nắm được nguyên tắc hành chính, lễ tân, tổ chức công việc và phối hợp nội bộ
Công cụ và phong cách làm việc
Sử dụng tốt các công cụ văn phòng như Microsoft Outlook, Word, PowerPoint và Excel…
Thành thạo trong việc sử dụng Teams, SharePoint hoặc các nền tảng cộng tác và quản lý tài liệu tương đương.
Có khả năng tổ chức công việc tốt, quản lý đồng thời nhiều ưu tiên và thời hạn ngắn.
Đáng tin cậy, phản hồi kịp thời và có kỷ luật trong việc theo dõi công việc đến khi hoàn thành
Phân tích kỹ năng cần có
Phân tích kỹ năng cần có cho vị trí Thư ký hành chính – VP Quản lý chuyển đổi (TMO) tại VietBank
1. Kỹ năng cứng (Hard Skills) – Bắt buộc
| Nhóm kỹ năng | Chi tiết | Mức độ yêu cầu |
|---|---|---|
| Microsoft Office | Outlook (quản lý mail, lịch họp), Word (soạn thảo văn bản, tờ trình), Excel (theo dõi tài sản, chấm công, tổng hợp chi phí), PowerPoint (chuẩn bị slide họp) | Thành thạo |
| Nền tảng cộng tác | Microsoft Teams, SharePoint (lưu trữ, chia sẻ tài liệu nội bộ) | Thành thạo |
| Quản lý tài sản | Lập sổ theo dõi, kiểm kê, điều chuyển, thanh lý tài sản | Có kinh nghiệm |
| Quản lý văn bản | Phân loại công văn đi/đến, theo dõi tiến độ trình ký, lưu trữ hồ sơ | Có kinh nghiệm |
| Tạm ứng – Quyết toán | Lập hồ sơ tạm ứng, đối soát hóa đơn, theo dõi chi phí phòng ban | Có kinh nghiệm |
| Chấm công & Phép năm | Tổng hợp dữ liệu chấm công, OT, phép năm, nghỉ ốm | Có kinh nghiệm |
| Hỗ trợ họp | Đặt lịch phòng họp, chuẩn bị tài liệu, ghi biên bản | Thành thạo |
2. Kỹ năng mềm (Soft Skills) – Quan trọng không kém
- Tổ chức & sắp xếp công việc: Làm đầu mối cho cả một phòng ban nên phải biết phân loại ưu tiên rõ ràng, tránh bỏ sót.
- Quản lý đa nhiệm: Vừa lo văn phòng phẩm, vừa chuẩn bị họp, vừa tổng hợp chấm công – tất cả có thể đến cùng lúc.
- Kỷ luật & đáng tin cậy: Tính chất công việc liên quan đến tài sản, tài chính, hồ sơ nhân sự – sai sót nhỏ đều có thể ảnh hưởng lớn.
- Giao tiếp & phối hợp liên phòng ban: Phải liên hệ thường xuyên với Khối Hậu cần, Nhân sự, Tài chính và các phòng ban khác.
- Chủ động & phản hồi nhanh: Các yêu cầu của lãnh đạo thường cấp bách, cần phản hồi kịp thời.
- Tinh tế & tỉ mỉ: Đặc biệt khi tổ chức sự kiện nội bộ, thăm hỏi ốm đau, hiếu hỉ – cần sự nhạy cảm.
3. Chứng chỉ & Khóa học gợi ý (lợi thế cạnh tranh)
| Chứng chỉ/Khóa học | Lợi ích |
|---|---|
| Chứng chỉ Hành chính điều hành (Administrative Management) | Nền tảng nghiệp vụ hành chính chuyên nghiệp |
| Chứng chỉ MOS (Microsoft Office Specialist) – Word, Excel, PowerPoint | Chứng minh thành thạo Office, đặc biệt Excel nâng cao (VLOOKUP, Pivot Table…) |
| Khóa học Nghiệp vụ Thư ký – Trợ lý | Kỹ năng ghi biên bản, quản lý lịch họp, xử lý thư tín |
| Khóa Biên – Phiên dịch hoặc Giao tiếp kinh doanh | Đề cập rõ trong JD là lợi thế |
| Chứng chỉ HR (SHRM, PHR) cơ bản | Hỗ trợ phần việc nhân sự nội bộ |
| Khóa Quản lý dự án chuyển đổi (Change Management) | Phù hợp với VP Quản lý chuyển đổi (TMO) |
4. So sánh mức độ phù hợp theo nhóm ứng viên
| Nhóm ứng viên | Mức phù hợp | Lý do |
|---|---|---|
| Sinh viên mới ra trường ngành Hành chính, QTKD, Luật | ⭐⭐⭐ | Đúng chuyên ngành nhưng thiếu 1 năm kinh nghiệm |
| Đã có 1-2 năm làm hành chính ở công ty quy mô vừa | ⭐⭐⭐⭐ | Đủ kinh nghiệm, cần học thêm về ngân hàng |
| 2-3 năm kinh nghiệm trong ngân hàng/tài chính | ⭐⭐⭐⭐⭐ | Phù hợp nhất – hiểu ngân hàng, quen quy trình |
| Trợ lý/Thư ký cấp cao muốn chuyển sang môi trường mới | ⭐⭐⭐⭐ | Kinh nghiệm dày dặn nhưng cần thích nghi văn hóa ngân hàng |
Chuẩn bị phỏng vấn
Hướng dẫn phỏng vấn – Thư ký hành chính TMO VietBank
Quy trình phỏng vấn dự kiến (3-4 vòng)
Vòng 1 – HR Screening (30-45 phút)
- Giới thiệu bản thân, kinh nghiệm liên quan
- Xác nhận mức lương mong muốn, thời gian có thể đi làm
- Kiểm tra mức độ phù hợp với văn hóa ngân hàng
Vòng 2 – Phỏng vấn chuyên môn với Trưởng phòng/Trưởng bộ phận TMO (45-60 phút)
- Đi sâu vào nghiệp vụ hành chính, nhân sự
- Câu hỏi tình huống thực tế (case study)
- Có thể có bài test nhỏ về Excel hoặc soạn văn bản
Vòng 3 – Phỏng vấn với Ban lãnh đạo TMO (30-45 phút)
- Đánh giá thái độ, sự chuyên nghiệp, khả năng hỗ trợ cấp quản lý
- Câu hỏi về định hướng, kỷ luật, đáng tin cậy
Vòng 4 (có thể) – Phỏng vấn cuối cùng với HR Head hoặc Giám đốc Khối
- Thương lượng lương, phúc lợi, ngày vào làm
Câu hỏi phỏng vấn thường gặp theo từng nhóm
Nhóm 1: Kinh nghiệm & nghiệp vụ hành chính
- Bạn đã từng quản lý tài sản cho một phòng ban như thế nào? Hãy mô tả quy trình kiểm kê mà bạn đã thực hiện.
- Khi nhân sự mới gia nhập, bạn cần chuẩn bị những gì để onboarding hiệu quả?
- Bạn xử lý thế nào khi có 3 cuộc họp cùng được yêu cầu sắp xếp trong cùng một buổi sáng?
- Hãy mô tả quy trình tổng hợp chấm công và đối soát phép năm mà bạn đã làm.
- Bạn đã từng tổ chức hoạt động team building hoặc sự kiện nội bộ nào chưa? Bài học rút ra?
Nhóm 2: Kỹ năng Excel & công cụ
- Bạn dùng hàm Excel nào để tổng hợp dữ liệu chấm công? (VLOOKUP, SUMIFS, COUNTIF…)
- Cách bạn tổ chức thư mục SharePoint cho một phòng ban?
- Khi nhận một file Excel dung lượng lớn bị lỗi, bạn xử lý ra sao?
Nhóm 3: Tình huống thực tế (Case study)
- Trưởng phòng yêu cầu bạn chuẩn bị tờ trình gấp trong 2 tiếng, nhưng bạn đang xử lý hóa đơn quyết toán. Bạn ưu tiên như thế nào?
- Một nhân viên trong phòng ban liên tục đi muộn không có lý do, bạn sẽ xử lý thế nào khi phải tổng hợp chấm công?
- Phát hiện thiết bị máy tính bị mất trong quá trình kiểm kê, bạn báo cáo ai và làm gì?
Nhóm 4: Tính cách & thái độ
- Bạn đánh giá thế nào về áp lực công việc hành chính trong ngân hàng?
- Điểm yếu lớn nhất của bạn trong công việc hành chính là gì và bạn đã cải thiện ra sao?
- Tại sao bạn muốn làm việc tại VP Quản lý chuyển đổi (TMO)?
Tips chuẩn bị quan trọng
- Nghiên cứu trước về VietBank và TMO: TMO (Transformation Management Office) là đơn vị chuyên về quản lý các dự án chuyển đổi số, quy trình, vận hành. Hiểu điều này giúp bạn thể hiện sự quan tâm đúng trọng tâm.
- Chuẩn bị portfolio mẫu: Mang theo một số mẫu biên bản họp, file Excel tổng hợp chi phí, sổ theo dõi tài sản mà bạn đã làm (đã ẩn thông tin nhạy cảm).
- Dress code: Trang trọng, lịch sự – vest/quần âu cho nữ, sơ mi + quần âu + giày tây cho nam. Màu sắc trung tính (trắng, xanh navy, đen, be).
- Đến sớm 15-20 phút: Thể hiện sự chuyên nghiệp và kỷ luật – đúng tinh thần vị trí này đòi hỏi.
- Mang theo bút, sổ tay: Rất phù hợp với vị trí thư ký – thể hiện sự chuẩn bị chu đáo.
Lộ trình ôn thi
Lộ trình ôn tập & chuẩn bị trong 1-2 tuần
Tuần 1 – Nền tảng kiến thức
Ngày 1-2: Tìm hiểu VietBank & Văn hóa ngân hàng Việt
- Đọc về lịch sử, tầm nhìn, chiến lược của VietBank trên website chính thức
- Đọc các bài báo về VietBank trên báo chí tài chính (CafeF, VietnamNet, VnEconomy)
- Tìm hiểu thuật ngữ ngân hàng cơ bản: CASA, NPL, ROE, tín dụng, huy động, thanh toán quốc tế…
- Tham khảo đánh giá trên các trang như VietnamWorks, Indeed để hiểu văn hóa làm việc
Ngày 3-4: Nghiệp vụ hành chính văn phòng
- Ôn lại quy trình quản lý văn bản đi/đến theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP (văn bản hành chính)
- Các loại văn bản: Quyết định, Tờ trình, Công văn, Thông báo, Biên bản
- Quy trình kiểm kê tài sản định kỳ trong doanh nghiệp
- Cách lập và quản lý hồ sơ tạm ứng, hoàn ứng, quyết toán
Ngày 5-6: Excel nâng cao cho công việc hành chính
- Các hàm thường dùng: VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX/MATCH, SUMIFS, COUNTIF, IF, CONCATENATE
- Tạo Pivot Table để tổng hợp dữ liệu chấm công, chi phí
- Conditional Formatting để highlight dữ liệu bất thường
- Tạo Dashboard đơn giản theo dõi tình hình tài sản
- Data Validation để kiểm soát dữ liệu đầu vào
Ngày 7: SharePoint & Teams
- Cách tổ chức cấu trúc thư mục SharePoint cho một phòng ban
- Phân quyền truy cập tài liệu
- Tạo Team, Channel trên Teams
- Tích hợp giữa Teams, SharePoint và Outlook
Tuần 2 – Luyện tập & mô phỏng
Ngày 8-9: Kỹ năng ghi biên bản & soạn thảo văn bản
- Luyện viết biên bản họp theo mẫu chuẩn (tiêu đề, thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung, kết luận)
- Soạn thảo tờ trình xin phê duyệt mua sắm, tổ chức sự kiện
- Luyện cách diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng, chuyên nghiệp
- Tham khảo các mẫu biên bản trên Thư viện pháp luật
Ngày 10-11: Tình huống hành chính thực tế
- Tìm hiểu quy trình onboarding/offboarding nhân sự trong ngân hàng
- Cách tổ chức sinh nhật tháng, team building tiết kiệm nhưng hiệu quả
- Xử lý tình huống khi có sự cố cơ sở vật chất (điều hòa hỏng, mạng chậm…)
- Quy trình thanh lý tài sản cũ
Ngày 12-13: Mock interview
- Tự luyện trả lời trước gương hoặc quay video
- Nhờ bạn bè đóng vai nhà tuyển dụng
- Chỉnh sửa câu trả lời cho ngắn gọn, có ví dụ thực tế
Ngày 14: Tổng ôn & nghỉ ngơi
- Review lại tất cả kiến thức
- Chuẩn bị trang phục, giấy tờ
- Nghỉ ngơi để có tinh thần tốt nhất
Tài liệu tham khảo gợi ý
- Sách: "Nghệ thuật làm thư ký" – Nguyễn Viết Thông; "Quản trị hành chính văn phòng" – Trần Thị Liên Hoa
- Website: Thư viện pháp luật (thuvienphapluat.vn), chinhphu.vn (văn bản pháp luật)
- YouTube: Kênh về Excel (Gà Excel, Tin học Đại Việt), Office 365 tutorials
- LinkedIn Learning: Các khóa về Administrative Professional, SharePoint Administration
- Khóa online: Coursera – "Administrative Professional Foundations"; Udemy – "Excel for Administrative Professionals"
Tư vấn nghề nghiệp
Lời khuyên sự nghiệp – Thư ký hành chính trong ngân hàng
Lộ trình thăng tiến điển hình
Thư ký/Hành chính cấp cơ sở (0-2 năm)
↓
Thư ký cấp phòng ban / Hành chính chuyên viên (2-4 năm)
↓
Chuyên viên Hành chính cấp Khối (4-6 năm)
↓
Trưởng nhóm Hành chính / Trợ lý Ban lãnh đạo cấp cao (6-10 năm)
↓
Trưởng phòng Hành chính / Phó phòng HC-NS (10+ năm)
Ngoài ra, nhiều người còn rẽ nhánh sang:
- Trợ lý Giám đốc/CEO (Executive Assistant) – mức lương và đãi ngộ cao hơn đáng kể
- Chuyên viên Nhân sự (HR) – nếu thích phần HR trong công việc hiện tại
- Chuyên viên Quản trị văn phòng (Office Manager)
- Chuyên viên Sự kiện nội bộ (Internal Events) – nếu có năng khiếu tổ chức
Mức lương ước lượng theo cấp bậc (tham khảo)
| Cấp bậc | Kinh nghiệm | Mức lương ước lượng (VNĐ/tháng) |
|---|---|---|
| Thư ký/Hành chính cơ sở | 0-1 năm | 8 - 12 triệu |
| Thư ký phòng ban (vị trí này) | 1-3 năm | 12 - 18 triệu |
| Chuyên viên Hành chính | 3-5 năm | 18 - 25 triệu |
| Trợ lý cấp cao / Trưởng nhóm HC | 5-8 năm | 25 - 40 triệu |
| Trưởng phòng Hành chính | 8-15 năm | 40 - 70 triệu |
| Trợ lý Tổng Giám đốc | 7+ năm | 35 - 80 triệu (tùy quy mô ngân hàng) |
Lưu ý: Mức lương có thể thay đổi tùy ngân hàng và thời điểm. Các ngân hàng lớn như Vietcombank, BIDV, Techcombank thường cao hơn 20-30% so với ngân hàng nhỏ. Phúc lợi thêm: thưởng Tết, thưởng KPI, chế độ bảo hiểm, voucher ăn trưa…
Kỹ năng cần phát triển thêm để thăng tiến
- Tiếng Anh giao tiếp – TMO thường làm việc với các đối tác quốc tế, nâng cao tiếng Anh giúp bạn có cơ hội tham gia các dự án lớn hơn.
- Quản lý dự án cơ bản – Hiểu về Agile, Scrum, Kanban sẽ giúp bạn hỗ trợ TMO hiệu quả hơn.
- PowerPoint nâng cao – Tạo slide chuyên nghiệp cho thuyết trình của lãnh đạo.
- Data Analytics cơ bản – Power BI hoặc Google Data Studio để trực quan hóa dữ liệu.
- Kỹ năng đàm phán với nhà cung cấp – Khi quản lý mua sắm văn phòng phẩm, sự kiện.
- Hiểu biết về tuân thủ (Compliance) – Ngân hàng có nhiều quy định nội bộ, nắm vững giúp bạn xử lý văn bản chính xác.
Lời khuyên thực tế
- Đừng xem đây là vị trí "nhàm chán": Thư ký trong ngân hàng có cơ hội tiếp xúc với rất nhiều thông tin, dự án, lãnh đạo. Nếu biết tận dụng, đây là bàn đạp tuyệt vời.
- Xây dựng mối quan hệ nội bộ: Tương tác tốt với nhiều phòng ban sẽ giúp bạn có nhiều lựa chọn nghề nghiệp sau này.
- Ghi chép cẩn thận: Biên bản họp tốt có thể trở thành "kho tàng" kiến thức cho cả phòng ban – đó là giá trị bạn mang lại.
- Học hỏi về nghiệp vụ ngân hàng: Càng hiểu về tín dụng, thanh toán, chuyển đổi số, bạn càng hỗ trợ TMO tốt hơn.
- Cân nhắc vị trí VP Quản lý chuyển đổi (TMO): Đây là đơn vị chiến lược, tham gia nhiều dự án trọng điểm. Làm việc tại đây sẽ mở rộng tầm nhìn và cơ hội thăng tiến tốt hơn so với các phòng ban truyền thống.
Câu hỏi thường gặp
Bạn vẫn có thể ứng tuyển, nhưng cần nhấn mạnh các yếu tố bù đắp: thành tích học tập tốt, các hoạt động ngoại khóa liên quan đến tổ chức sự kiện, kinh nghiệm thực tập tại phòng ban hành chính nào đó, chứng chỉ MOS, khả năng Excel tốt. Nhiều ngân hàng chấp nhận ứng viên mới ra trường nếu thái độ tốt và có tiềm năng. Tuy nhiên, nếu đã có 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương thì cơ hội sẽ cao hơn rõ rệt.
Theo tham khảo, vị trí thư ký/hành chính có 1-3 năm kinh nghiệm tại ngân hàng tầm trung thường dao động khoảng 12-18 triệu đồng/tháng. Riêng tại các ngân hàng lớn hoặc vị trí ở TMO có thể cao hơn, khoảng 15-22 triệu. Mức lương thực tế còn phụ thuộc vào quy mô phòng ban, địa điểm (Hà Nội/TP.HCM), và khả năng đàm phán của bạn. Ngoài lương còn có thưởng Tết, phúc lợi, bảo hiểm theo quy định.
Cơ hội khá tốt vì kinh nghiệm trợ lý/hành chính là chuyển nhượng được giữa các ngành. Bạn cần bổ sung thêm: tìm hiểu cơ bản về hoạt động ngân hàng, các quy trình tuân thủ, hiểu biết về phần mềm ngân hàng. Khi phỏng vấn, hãy nhấn mạnh kinh nghiệm tổ chức sự kiện, quản lý tài sản, quyết toán chi phí – những kỹ năng này hoàn toàn áp dụng được trong ngân hàng. Ngân hàng cũng đánh giá cao sự chuyên nghiệp từ các ngành khác.
TMO (Transformation Management Office) là văn phòng quản lý các chương trình/dự án chuyển đổi của ngân hàng, thường bao gồm chuyển đổi số, tái cấu trúc quy trình, áp dụng công nghệ mới. Làm việc tại TMO, bạn sẽ được tiếp cận với nhiều dự án chiến lược, có cơ hội học hỏi về công nghệ và quản lý dự án. Tốc độ công việc có thể nhanh hơn, áp lực cao hơn nhưng đổi lại bạn sẽ phát triển nhanh và có nhiều cơ hội thăng tiến hơn.
KPI thường bao gồm: (1) Tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn (thường trên 95%), (2) Tỷ lệ sai sót trong văn bản/tờ trình (càng thấp càng tốt), (3) Mức độ hài lòng của lãnh đạo và nhân viên trong phòng ban, (4) Chi phí hành chính có nằm trong ngân sách hay không, (5) Tỷ lệ thất thoát tài sản (mục tiêu 0%), (6) Chất lượng tổ chức sự kiện nội bộ (khảo sát từ nhân viên), (7) Thời gian phản hồi yêu cầu hỗ trợ. Đây là vị trí được đánh giá rất kỹ về sự chính xác và kỷ luật.
Nên! Ưu tiên học: (1) MOS Excel (đặc biệt Excel Expert) – thể hiện thành thạo công cụ quan trọng nhất, (2) Chứng chỉ Hành chính điều hành, (3) Khóa về SharePoint và Teams, (4) Khóa PowerPoint nâng cao, (5) Tiếng Anh giao tiếp (TOEIC 500+ là lợi thế). Nếu có thời gian, học thêm về quản lý dự án (CAPM) sẽ rất có giá trị khi làm ở TMO.
Hoàn toàn khả thi và có lợi thế. Bạn đã hiểu văn hóa, quy trình, con người của ngân hàng, lại có kinh nghiệm xử lý phần hành chính nhân sự (chấm công, lưu trữ hồ sơ, onboarding/offboarding) – đây chính là nền tảng tốt để chuyển sang HR chuyên sâu. Bạn nên học thêm chứng chỉ HR (SHRM-CP, PHR) hoặc ít nhất hoàn thành một số khóa về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá KPI. Nộp đơn ứng tuyển nội bộ thường có tỷ lệ thành công cao hơn.
Tháng đầu tiên sẽ khá áp lực. Bạn cần: (1) Học nhanh các quy trình nội bộ, hệ thống phần mềm, (2) Ghi nhớ mặt các nhân viên trong phòng ban và lãnh đạo, (3) Làm quen với mẫu biểu, văn bản chuẩn của ngân hàng, (4) Xây dựng mối quan hệ với các bộ phận liên quan (HR, Hậu cần, Tài chính), (5) Chấp nhận rằng sẽ có sai sót nhỏ ban đầu, quan trọng là học hỏi nhanh. Tinh thần cầu tiến, chủ động hỏi và ghi chép cẩn thận sẽ giúp bạn vượt qua giai đoạn này.
Chia sẻ từ cộng đồng
Mình từng làm vị trí tương tự ở một ngân hàng TMCP, thấy công việc khá nhiều nhưng cũng rất quen. Cái quan trọng nhất là phải cực kỳ tỉ mỉ, đặc biệt phần tài sản và quyết toán. Sai một con số là Ban kiểm soát hỏi thăm liền. Các bạn đi làm nhớ cẩn thận nhé.
Mình cũng đang quan tâm vị trí này. Có ai biết TMO của VietBank đang làm những dự án gì không? Mình muốn tìm hiểu trước khi ứng tuyển để phỏng vấn cho sát.
Khuyên thật các bạn mới ra trường: vị trí này rất tốt để học hỏi quy trình ngân hàng. Mình bắt đầu từ hành chính 2 năm rồi chuyển sang được phòng Tín dụng, giờ đang làm chuyên viên. Nền tảng văn bản, quy trình từ hành chính giúp ích rất nhiều.
Mức lương "Thỏa thuận" là đúng kiểu ngân hàng luôn rồi, không ghi cụ thể. Khi phỏng vấn nhớ deal không quá thấp nhé, vị trí này 1-2 năm kinh nghiệm tối thiểu 13-14 triệu mới hợp lý. Mình thấy nhiều bạn chấp nhận 10-11 triệu là hơi undervalue bản thân.
Mình phỏng vấn vòng 2 rồi, hỏi khá nhiều về Excel và cách xử lý tình huống văn phòng. Có một câu cho tình huống: lãnh đạo yêu cầu chuẩn bị phòng họp VIP cho khách quốc tế trong 1 tiếng, bạn làm gì? Câu này các bạn nên chuẩn bị trước nha.
Có một điểm các bạn nên lưu ý: vị trí ở TMO thường áp lực cao hơn phòng HC thông thường vì phải chạy theo deadline dự án. Nhưng đổi lại được học nhiều thứ, gặp nhiều người giỏi, cơ hội thăng tiến cũng nhanh hơn. Cân nhắc nha.
Mình mới tốt nghiệp Hành chính văn phòng được 6 tháng, đang làm part-time ở công ty nhỏ. Có nên apply vị trí này không các bác? Sợ chưa đủ kinh nghiệm 1 năm như JD yêu cầu.
Reply cho bạn newbie_bank: JD ghi 1 năm là mong muốn tối thiểu, không có nghĩa là bắt buộc đâu. Bạn cứ apply thử, nhấn mạnh điểm mạnh khác như: có chứng chỉ MOS, thành thao công cụ, học nhanh, nhiệt tình. Mình thấy nhiều ngân hàng tuyển cả ứng viên mới ra trường nếu profile tốt.
Ứng tuyển ngay
Ứng tuyển trên website gốcBạn sẽ được chuyển đến trang tuyển dụng chính thức của VietBank
Chuyên môn / Từ khoá
Mất kết nối mạng
Đang thử kết nối lại
Đã xảy ra lỗi!
Vui lòng chờ trong giây lát