Mô tả công việc

Job Purpose

The job holder is responsible for performing a variety of administrative activities including secretarial dutires, ordering of supplies, scheduling appointments and travel, responding to information requests, preparing reports as well as providing events and meeting support.

Key Accountabilities (1)

Administrative Support

Schedule and manage meetings, calls, and other meetings
Manage database files, store official documents, related papers, contracts and documents
Arrange to print, scan or photocopy documents as required at the unit
Prepare documents for meetings, business trips
Welcoming, guiding experts and guests as assigned
Enforce established internal policies, regulations and procedures within the organization
Answer questions by phone, email or face-to-face - to the extent allowed
Take notes in the meeting minutes, take notes on reminders of superiors
Prepare meeting rooms, print documents (if any) before the official meeting takes place
Store approved documents as assigned

Key Accountabilities (2)

Key Accountabilities (3)

Key Relationships - Direct Manager

Head of Division

Key Relationships - Direct Reports

Key Relationships - Internal Stakeholders

Assistants in Head of Divisions, BOD Office and Chairman Office

Key Relationships - External Stakeholders

Partners providing professional services, agencies and relevant authorities

Success Profile - Qualification and Experiences

A Diploma certificate or higher in Finance, Banking, Economics, Business Administration, Management or a relevant discipline
At least 3 years of experience in a similar role providing administrative support
Strong organization skills and able to juggle multiple competing tasks / demands
Able to work independently, exercise judgement and maintain confidentiality
Proficient in MS Office (Powerpoint, Word, Excel, Outlook)
Meticulous and pays attention to details
English standard of proficiency as required for the role

Phân tích kỹ năng cần có

Phân tích kỹ năng cần có cho vị trí Intern tại Techcombank

⚠️ Lưu ý quan trọng

Mặc dù tiêu đề là Intern, nội dung mô tả công việc và yêu cầu lại đòi hỏi ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính tương đương. Đây có thể là:

Lỗi đăng tin của nhà tuyển dụng
Vị trí thực tế là Administrative Assistant / Trợ lý hành chính mà hệ thống gán nhãn Intern
Hoặc là vị trí thực tập có yêu cầu cao bất thường

Bạn nên đọc kỹ JD và liên hệ HR để xác nhận trước khi ứng tuyển.

🎯 Hard Skills (Kỹ năng cứng)

Kỹ năng	Mức độ cần	Ghi chú
MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)	Bắt buộc	Dùng hàng ngày, đặc biệt Excel cần thành thạo công thức cơ bản, định dạng bảng
Soạn thảo văn bản tiếng Anh	Quan trọng	Biên bản họp, email trao đổi với đối tác quốc tế
Quản lý lịch họp/lịch làm việc	Quan trọng	Phải sắp xếp khéo léo, ưu tiên đúng
Lưu trữ & quản lý tài liệu	Quan trọng	Hợp đồng, giấy tờ nội bộ — yêu cầu tính bảo mật cao
Kỹ năng photocopy/scan/in ấn	Cơ bản	Không đòi hỏi cao nhưng cần thành thạo

💡 Soft Skills (Kỹ năng mềm)

Tổ chức công việc (Organization skills) — Nhiều task chạy song song, phải biết phân loại ưu tiên
Giữ bí mật thông tin (Confidentiality) — Làm việc với ban lãnh đạo, tài liệu mật
Giao tiếp chuyên nghiệp — Tiếp đón khách, trả lời điện thoại, email
Chú trọng chi tiết (Attention to detail) — Biên bản họp, tài liệu phải chính xác tuyệt đối
Làm việc độc lập & phán đoán — Head of Division giao việc, cần tự xử lý trong phạm vi

📜 Chứng chỉ gợi ý

Chứng chỉ tin học văn phòng (MOS — Microsoft Office Specialist): rất có giá trị
Chứng chỉ tiếng Anh (IELTS 5.0+ hoặc TOEIC 500+ tùy yêu cầu)
Chứng chỉ hành chính văn phòng (một số trường đại học có đào tạo)

🎓 Bằng cấp phù hợp

Cao đẳng trở lên chuyên ngành: Tài chính, Ngân hàng, Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Quản lý
Ưu tiên ứng viên tốt nghiệp các trường như NEU, UET, HUST, FTU, Học viện Ngân hàng

Chuẩn bị phỏng vấn

Hướng dẫn phỏng vấn vị trí Administrative Support tại Techcombank

📋 Quy trình phỏng vấn dự kiến (2-3 vòng)

Vòng 1: HR Interview (30-45 phút)

Giới thiệu bản thân, kinh nghiệm
Tìm hiểu lý do ứng tuyển, mục tiêu nghề nghiệp
Kiểm tra kỹ năng mềm, thái độ làm việc
Có thể test tiếng Anh cơ bản

Vòng 2: Test nghiệp vụ (60-90 phút)

Soạn thảo email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh + tiếng Việt
Lập biên bản họp từ một tình huống cho trước
Test Excel: lọc dữ liệu, sắp xếp, công thức cơ bản
Test PowerPoint: trình bày slide đơn giản

Vòng 3: Phỏng vấn với Head of Division (30-45 phút)

Đánh giá sự phù hợp với team
Tình huống thực tế: xử lý khi có 2 lịch họp trùng, khi khách đến đột xuất, khi sai sót trong tài liệu

❓ Câu hỏi hay gặp theo từng vòng

Vòng HR:

"Tại sao bạn muốn làm việc tại Techcombank?"
"Bạn hiểu thế nào về vị trí trợ lý hành chính?"
"Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?"
"Bạn xử lý thế nào khi phải làm nhiều việc cùng lúc?"
"Mức lương mong muốn của bạn?"

Vòng nghiệp vụ:

"Hãy soạn email mời họp cho 10 người bằng tiếng Anh"
"Bạn sắp xếp lịch cho sếp như thế nào khi có nhiều cuộc họp cùng ngày?"
"Làm sao để đảm bảo tài liệu mật không bị lộ?"
"Nếu bạn phát hiện sai sót trong hợp đồng đã ký, bạn xử lý ra sao?"

Vòng Head of Division:

"Bạn đã từng làm việc với cấp quản lý cao chưa?"
"Cách bạn ghi biên bản họp như thế nào?"
"Bạn có thể cam kết làm việc lâu dài không?"

👔 Dress code

Nữ: Áo sơ mi + quần tây/váy ngang gối, giày cao gót thấp, tóc gọn gàng, trang điểm nhẹ
Nam: Áo sơ mi + quần tây + giày tây, thắt lưng, tóc cắt gọn
Màu sắc: Trung tính — trắng, xanh navy, đen, be — tránh màu quá nổi bật
Lưu ý: Techcombank có quy định trang phục khá nghiêm túc, nên chọn trang phục công sở chỉn chu

💡 Tips chuẩn bị

Tìm hiểu trước về Techcombank: sản phẩm, giá trị cốt lõi ("Vì khách hàng"), chiến lược chuyển đổi số
Chuẩn bị 2-3 ví dụ cụ thể về việc xử lý nhiều task cùng lúc
In sẵn 3-5 bản CV, chứng chỉ mang theo (dù đã gửi online)
Đến sớm 10-15 phút, chuẩn bị tâm lý thoải mái

Lộ trình ôn thi

Lộ trình ôn tập & chuẩn bị trong 1-2 tuần

📅 Tuần 1: Nền tảng kiến thức

Ngày 1-2: Tìm hiểu Techcombank

Đọc trang chủ techcombank.com, tìm hiểu về Private and Retail Banking Group
Xem video về văn hóa doanh nghiệp trên YouTube
Đọc báo mới nhất về Techcombank trên VnExpress, CafeF, VietnamNet
Nắm sản phẩm chính: tài khoản, thẻ, vay mua nhà, bảo hiểm...

Ngày 3-4: Ôn kỹ năng văn phòng

Excel: thành thạo VLOOKUP, SUMIF, Pivot Table cơ bản, định dạng có điều kiện
PowerPoint: thiết kế slide chuyên nghiệp, sử dụng template chuẩn corporate
Word: tạo mẫu biên bản họp, hợp đồng, công văn
Outlook: quản lý email, lịch, tạo quy tắc tự động

Ngày 5-6: Luyện tiếng Anh

Đọc mẫu email công sở tiếng Anh (có thể tìm trên Coursera, EdX miễn phí)
Luyện từ vựng chuyên ngành ngân hàng tài chính cơ bản
Luyện viết biên bản họp bằng tiếng Anh

Ngày 7: Ôn tổng hợp

Đọc lại JD, note các từ khóa
Chuẩn bị câu trả lời cho 10 câu hỏi phỏng vấn phổ biến

📅 Tuần 2: Thực hành & hoàn thiện

Ngày 8-9: Luyện tập tình huống

Tự đặt ra 5 tình huống hành chính và viết cách xử lý
Tìm hiểu về quy trình lưu trữ hồ sơ, bảo mật thông tin trong ngân hàng

Ngày 10-11: Hoàn thiện CV & Cover Letter

CV: làm gọn 1 trang, nhấn mạnh kinh nghiệm hành chính (nếu có)
Cover letter: cá nhân hóa, thể hiện sự hiểu biết về Techcombank
Nhờ người có kinh nghiệm review

Ngày 12-13: Mock interview

Nhờ bạn bè đóng vai nhà tuyển dụng
Quay video để xem lại ngôn ngữ cơ thể, tốc độ nói
Điều chỉnh câu trả lời cho tự nhiên, không học thuộc

Ngày 14: Nghỉ ngơi & chuẩn bị tinh thần

Đi ngủ sớm 2 đêm trước phỏng vấn
Chuẩn bị trang phục, giấy tờ
Đến sớm 15 phút

📚 Tài liệu tham khảo

Sách: "Nghiệp vụ hành chính văn phòng" (NXB Tài chính)
Khóa học online miễn phí: Coursera "Administrative Professional" (có phụ đề)
YouTube: Tìm "Hành chính văn phòng trong ngân hàng"
Diễn đàn: DVO, Webtretho có nhiều chia sẻ kinh nghiệm từ người đi làm

🎯 Kiến thức nền cần nắm

Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản trong doanh nghiệp
Quy tắc ghi biên bản họp (thời gian, thành phần, nội dung, kết luận)
Kiến thức cơ bản về tài chính ngân hàng: lãi suất, tỷ giá, sản phẩm tín dụng
Quy định bảo mật thông tin khách hàng theo Luật Ngân hàng Việt Nam

Tư vấn nghề nghiệp

Lời khuyên sự nghiệp cho vị trí tại Techcombank

🛤️ Lộ trình thăng tiến

Trợ lý hành chính (Admin Assistant)
        ↓ (1-2 năm)
Trợ lý điều hành (Executive Assistant)
        ↓ (2-3 năm)
Chuyên viên hành chính cấp cao
        ↓ (3-5 năm)
Trưởng phòng Hành chính / Giám đốc Văn phòng

Ngoài ra, nếu bạn theo hướng chuyên môn ngân hàng:

Trợ lý có thể chuyển sang chuyên viên quan hệ khách hàng (RM)
Hoặc học thêm để trở thành chuyên viên tư vấn tài chính cá nhân (chứng khoán, bảo hiểm)

💰 Mức lương ước lượng theo cấp bậc

Vị trí	Kinh nghiệm	Mức lương (VNĐ/tháng)
Intern hành chính	0-1 năm	3.000.000 - 5.000.000
Trợ lý hành chính (Fresher)	Dưới 1 năm	7.000.000 - 10.000.000
Trợ lý hành chính (Junior)	1-3 năm	9.000.000 - 14.000.000
Trợ lý điều hành (Senior)	3-5 năm	14.000.000 - 22.000.000
Chuyên viên hành chính cấp cao	5-7 năm	20.000.000 - 35.000.000
Trưởng phòng Hành chính	7+ năm	30.000.000 - 50.000.000+

⚠️ Lưu ý: Mức lương có thể thay đổi tùy ngân hàng và thời điểm. Đây chỉ là ước lượng tham khảo dựa trên thị trường lao động Việt Nam. Techcombank thường có mức lương cạnh tranh hơn so với mặt bằng chung, đặc biệt có thêm phụ cấp, thưởng Tết, thưởng KPI.

🌟 Ưu điểm khi làm việc tại Techcombank

Thương hiệu ngân hàng hàng đầu — có giá trị trên CV
Môi trường chuyên nghiệp, học hỏi nhiều từ cấp quản lý
Phúc lợi tốt: thưởng Tết, bảo hiểm sức khỏe, đào tạo nội bộ
Cơ hội chuyển sang các phòng ban khác nếu thể hiện tốt

⚠️ Thách thức cần lưu ý

Áp lực từ cấp trên có thể cao, đặc biệt với Head of Division
Giờ giấc có thể linh hoạt, đôi khi phải làm thêm khi có sự kiện
Đòi hỏi sự kiên nhẫn, khéo léo trong giao tiếp
Bảo mật là yếu tố sống còn — sai một lần có thể mất việc

📈 Kỹ năng cần phát triển thêm dài hạn

Quản lý dự án — để có thể thăng tiến lên vị trí quản lý
Tiếng Anh nâng cao — IELTS 6.5+ sẽ mở thêm nhiều cơ hội
Kiến thức tài chính ngân hàng — học thêm về sản phẩm, quy trình
Kỹ năng lãnh đạo — nếu muốn quản lý team hành chính
Công nghệ — làm quen với các công cụ tự động hóa (RPA, AI tools) đang được ngân hàng ứng dụng

💬 Lời khuyên chân thành

Nếu bạn là sinh viên mới ra trường, đây là vị trí rất tốt để khởi đầu vì:

Được tiếp xúc với cấp cao, học hỏi tầm nhìn
Xây dựng kỷ luật, sự tỉ mỉ — nền tảng cho mọi sự nghiệp
Thương hiệu Techcombank trên CV sẽ giúp bạn mở cửa nhiều nơi sau này

Nếu bạn đã có kinh nghiệm 3+ năm, hãy ứng tuyển vì vị trí này thực chất không phải Intern — bạn sẽ có cơ hội được làm việc ở môi trường chuyên nghiệp với mức đãi ngộ tốt.

Câu hỏi thường gặp

Mình là sinh viên năm 3 ngành Quản trị Kinh tế, chưa có kinh nghiệm làm hành chính. Mình có nên ứng tuyển vị trí này không?

Theo yêu cầu trong JD, vị trí này cần ít nhất 3 năm kinh nghiệm — không phù hợp với sinh viên chưa ra trường. Tuy nhiên, vì tiêu đề ghi là 'Intern', có thể đây là lỗi đăng tin. Bạn nên thử ứng tuyển, nhưng hãy chuẩn bị CV nhấn mạnh: (1) các hoạt động ngoại khóa, (2) khả năng làm việc nhóm, (3) tinh thần học hỏi. Nếu không đậu, đừng nản — bạn có thể tích lũy kinh nghiệm bằng cách làm part-time hành chính tại các công ty nhỏ, hoặc tham gia câu lạc bộ sinh viên để phát triển kỹ năng tổ chức sự kiện, quản lý tài liệu.

Vị trí này lương khoảng bao nhiêu? Có phụ cấp gì không?

Vì là vị trí Intern và tin không ghi rõ mức lương, mức trả cho intern hành chính tại Techcombank thường dao động từ 3 đến 5 triệu đồng/tháng (ước lượng tham khảo). Nếu thực tế đây là vị trí full-time với 3 năm kinh nghiệm, mức lương có thể từ 10 đến 18 triệu/tháng, tùy năng lực. Techcombank thường có thêm: thưởng tháng 13, bảo hiểm sức khỏe cao cấp, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, cơ hội đào tạo nội bộ. Mức lương có thể thay đổi tùy ngân hàng và thời điểm — bạn nên hỏi rõ HR khi phỏng vấn.

Mình đang làm kế toán 2 năm, muốn chuyển sang vị trí hành chính ngân hàng. Có khả thi không?

Hoàn toàn khả thi! Kế toán đã có nền tảng tốt về tài chính, quy trình lưu trữ chứng từ, tính chính xác. Bạn cần bổ sung: (1) kỹ năng tổ chức sự kiện, lên lịch họp, (2) giao tiếp tiếng Anh, (3) làm quen với văn hóa doanh nghiệp ngân hàng (có thể học qua khóa học ngắn hạn về nghiệp vụ hành chính). Khi phỏng vấn, hãy nhấn mạnh sự chuyển đổi này là bước đi chiến lược — bạn muốn kết hợp kiến thức tài chính với vai trò hỗ trợ điều hành.

Làm trợ lý hành chính ở ngân hàng có cơ hội thăng tiến không hay sẽ bị 'mắc kẹt'?

Cơ hội thăng tiến hoàn toàn có, nhưng phụ thuộc vào năng lực và định hướng. Nhiều CEO, Giám đốc ngân hàng bắt đầu từ vị trí trợ lý vì họ hiểu sâu về tổ chức qua vai trò này. Tại Techcombank, nếu bạn làm tốt trong 2-3 năm, bạn có thể: (1) thăng tiến lên Trợ lý cấp cao (hỗ trợ CEO/Chairman), (2) chuyển sang phòng ban chuyên môn (bán hàng, marketing, nhân sự), (3) học thêm để trở thành quản lý cấp trung. Bí quyết là đừng chỉ làm đúng việc được giao — hãy chủ động học hỏi về sản phẩm, chiến lược, mối quan hệ trong ngân hàng.

Mình sợ làm hành chính sẽ nhàm chán, chỉ toàn photocopy và đặt lịch. Thực tế công việc có vậy không?

Đúng là hành chính có những phần việc 'lặp lại' như photocopy, scan, in ấn — nhưng phần nhỏ thôi. Phần lớn công việc thực tế là: (1) quản lý lịch trình phức tạp của sếp (đôi khi cả tuần), (2) chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp chiến lược — bạn sẽ được 'chứng kiến' cách ra quyết định cấp cao, (3) tương tác với nhiều bộ phận và đối tác, (4) xử lý các tình huống phát sinh (khách đến đột xuất, tài liệu sai, sếp cần hỗ trợ gấp). Mỗi ngày đều có thách thức mới — không hề nhàm chán nếu bạn chủ động.

Khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng có test tiếng Anh không? Mình tiếng Anh chỉ ở mức trung bình, có cơ hội không?

JD yêu cầu 'English standard of proficiency as required for the role' — không nói rõ chứng chỉ cụ thể. Techcombank thường yêu cầu TOEIC 500+ hoặc IELTS 5.0+ cho vị trí hành chính. Nếu tiếng Anh bạn chỉ ở mức trung bình, vẫn có cơ hội nếu bạn: (1) thể hiện sự cầu tiến, (2) có kỹ năng làm việc khác nổi bật, (3) sẵn sàng học hỏi. Tuy nhiên, lời khuyên chân thành là hãy đầu tư cải thiện tiếng Anh trước khi ứng tuyển — đây là kỹ năng cần thiết cho mọi vị trí trong ngân hàng lớn, không chỉ riêng vị trí này.

JD nói cần 3 năm kinh nghiệm mà mình mới ra trường. Mình có nên liên hệ HR để xác nhận trước khi nộp không?

Chắc chắn rồi! Đây là điều bạn NÊN làm. Có hai cách: (1) Gọi điện/email tới phòng nhân sự Techcombank để hỏi rõ vị trí này thực tế là Intern hay full-time, yêu cầu kinh nghiệm có bắt buộc không. (2) Hỏi trực tiếp trong phỏng vấn nếu bạn được gọi. Việc xác nhận trước giúp bạn: tiết kiệm thời gian, chuẩn bị hồ sơ phù hợp, thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc. Nhiều khi JD đăng lên có sai sót do hệ thống tự động cập nhật, và HR sẽ đánh giá cao ứng viên chủ động hỏi.

Chia sẻ từ cộng đồng

Ẩ

Ẩn danh 2025-05-15

Mình từng làm trợ lý hành chính ở một ngân hàng Big4 mấy năm. Nói thật là nếu bạn kiên nhẫn và tỉ mỉ thì vị trí này rất ổn định. Lương không cao bằng sales nhưng đỡ áp lực KPI, làm đúng giờ được. Cái được lớn nhất là quan hệ — được tiếp xúc với sếp to, học được cách họ làm việc và nghĩ.

M

Minh T*** 2025-05-20

JD ghi Intern mà yêu cầu 3 năm kinh nghiệm là sao nhỉ? Mình nghĩ bạn nào đọc cũng thấy lạ. Có khi HR copy nhầm JD của vị trí khác. Tốt nhất là ứng tuyển rồi để HR phản hồi thôi, đừng ngại.

Ẩ

Ẩn danh 2025-05-28

Cảnh báo thật cho ai đang đắn đo: làm hành chính ngân hàng nhiều khi phải chạy theo lịch của sếp, có khi sếp họp đến 9-10h tối mà mình vẫn phải đợi để hỗ trợ. Nếu bạn thích cân bằng cuộc sống thì cân nhắc. Còn nếu chịu được và muốn học hỏi thì đây là cơ hội tốt.

H

Hoa N*** 2025-06-03

Mình ứng tuyển Techcombank cách đây 2 tháng, HR phản hồi khá nhanh. Vòng phỏng vấn có test Excel và viết email tiếng Anh luôn. Mình gợi ý nên luyện trước phần email, vì nhiều bạn fresh ra trường viết rất sơ sài. Chúc bạn may mắn!

t

timviec_hn 2025-06-10

Mình thấy vị trí này phù hợp với bạn nào thích môi trường ổn định, không thích cạnh tranh áp lực. Mức lương tầm trung so với mặt bằng chung, nhưng phúc lợi Techcombank ổn — bảo hiểm sức khỏe, thưởng Tết 2-3 tháng lương là chuyện bình thường.

Ẩ

Ẩn danh 2025-06-17

Có ai biết phòng Private and Retail Banking Group của Techcombank làm gì không? Mình search thì thấy đây là khối lớn, có nhiều sản phẩm cho khách hàng cá nhân và VIP. Làm hành chính ở đây chắc được học nhiều thứ hay ho.

L

Linh P*** 2025-06-22

Mình từng làm trợ lý ở Techcombank được 1.5 năm rồi chuyển sang bên kinh doanh. Nói thật làm hành chính giúp mình hiểu sản phẩm, quy trình từ A-Z, nên khi chuyển sang bán hàng rất thuận lợi. Bạn nào cân nhắc nhé — hành chính không phải 'ngõ cụt' đâu!

Intern (40000154)