CV Hỗ trợ nghiệp vụ hành chính - TA184
Mô tả công việc
- Cung cấp dịch vụ hành chính theo nhiệm vụ được phân công cho khách hàng đảm bảo đúng quy định, đúng cam kết SLA
- Kiểm tra thông tin phản hồi của khách hàng liên quan đến dịch vụ phụ trách.
- Quản lý, theo dõi hợp đồng, đầu mối tổng hợp yêu cầu gia hạn/chấm dứt/thay đổi mới hợp đồng cho đến đơn vị liên quan để đảm bảo dịch vụ cung cấp cho khách hàng không bị gián đoạn
- Lập và theo dõi thanh toán chi phí dịch vụ liên quan đến các hợp đồng dịch vụ được phân công đảm bảo kịp thời/ đúng hạn/ tuân thủ các quy định của Ngân hàng và Quy chế tài chính.
- Lập tờ trình đề xuất các yêu cầu phát sinh, đề xuất cải tiến quy trình, quy định để nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Kiểm soát và phân bổ chi phí cho đơn vị sử dụng liên quan đến dịch vụ phụ trách để bảo đúng quy định
- Tiếp nhận thư đến và bàn giao cho đơn vị.
- Tham gia phối hợp tổ chức các sự kiện/ công tác đối ngoại của Ngân hàng khi được phân công
- Lái xe đưa đón Ban lãnh đạo khi được yêu cầu (có bằng lái xe tiêu chuẩn, hỗ trợ không cố định và ngắn hạn khi lái xe chính nghỉ phép)
Quyền lợi
- Lương thỏa thuận phù hợp theo năng lực
- Lương tháng 13 + Thưởng thành tích cuối năm;
- Đảm bảo các quyền lợi theo quy định của Pháp luật và Ngân hàng VPBank: BHXH, BHYT, BHTN theo quy định;
- Khám sức khỏe định kỳ hàng năm;
- Nghỉ phép năm có hưởng lương, nghỉ chế độ có hưởng lương;
- Nghỉ vào các dịp Lễ/Tết theo quy định, nhận quà từ VPBank & Công ty;
- Du lịch thường niên;
- Tài khoản VPBank Staff, miễn phí dịch vụ ngân hàng;
- Vay gắn kết với lãi suất ưu đãi cho CBNV có hiệu quả làm việc xuất sắc; ...
- Môi trường làm việc năng động, cơ hội thăng tiến: đánh giá hiệu quả làm việc 2 lần/năm, điều chỉnh lương định kỳ 1 lần/năm
Yêu cầu ứng viên
Yêu cầu
- Nam giới, Tốt nghiệp đại học / Cao đẳng các nghành dịch vụ/ kinh tế tài chính
- Tối thiểu 01 năm làm trong lĩnh vực hành chính văn phòng, mua sắm, tổ chức sự kiện trong đó 1 năm làm trong tổ chức có quy mô lớn
- Có bằng lái xe ô tô.
- Kỹ năng giao tiếp hiệu quả với các bộ phận/ đầu mối đơn vị, khách hàng nội bộ và bên ngoài
- Kỹ năng đàm phán, thương thảo để phối hợp, giải quyết công việc đạt hiệu quả cao.
- Khả năng bao quát công việc, tổng hợp / đối chiếu và cập nhật thông tin chính xác kịp thời.
- Giao tiếp tốt tiếng anh
Phân tích kỹ năng cần có
## Phân tích Kỹ năng cần có cho vị trí Hỗ trợ nghiệp vụ hành chính - VPBank
### 1. HARD SKILLS (Kỹ năng chuyên môn cứng)
| Kỹ năng | Mức độ yêu cầu | Ghi chú |
|---------|----------------|---------|
| Quản lý hợp đồng | Bắt buộc | Theo dõi, tổng hợp yêu cầu gia hạn/chấm dứt/thay đổi hợp đồng |
| Lập tờ trình tài chính | Bắt buộc | Phải hiểu quy chế tài chính ngân hàng, quy trình thanh toán chi phí |
| Quản lý chi phí | Bắt buộc | Kiểm soát và phân bổ chi phí cho đơn vị sử dụng |
| Tin học văn phòng | Bắt buộc | Word, Excel, PowerPoint ở mức sử dụng thành thạo |
| Tiếng Anh giao tiếp | Bắt buộc | Giao tiếp tốt (theo JD) |
| Lái xe ô tô | Bắt buộc | Có bằng lái xe, phục vụ đưa đón lãnh đạo khi cần |
| Tổ chức sự kiện | Ưu tiên | Tham gia tổ chức sự kiện/đối ngoại của ngân hàng |
### 2. SOFT SKILLS (Kỹ năng mềm)
| Kỹ năng | Tầm quan trọng | Mô tả chi tiết |
|---------|----------------|----------------|
| Giao tiếp hiệu quả | ★★★★★ | Liên hệ với nhiều bộ phận, khách hàng nội bộ và bên ngoài |
| Đàm phán, thương thảo | ★★★★☆ | Phối hợp giải quyết công việc đạt hiệu quả cao |
| Bao quát công việc | ★★★★☆ | Tổng hợp, đối chiếu thông tin chính xác, kịp thời |
| Xử lý tình huống | ★★★☆☆ | Đảm bảo dịch vụ không bị gián đoạn, xử lý phát sinh |
| Quản lý thời gian | ★★★☆☆ | Theo dõi thanh toán đúng hạn, đúng SLA |
### 3. CHỨNG CHỈ GỢI Ý
- Chứng chỉ hành nghề BĐS (nếu có liên quan đến hợp đồng dịch vụ bất động sản)
- Chứng chỉ Tiếng Anh IELTS 5.5+ hoặc TOEIC 550+ (đáp ứng yêu cầu "giao tiếp tốt")
- Chứng chỉ về Quản trị văn phòng hoặc Hành chính công
- Bằng lái xe B2 hoặc B1 - yêu cầu bắt buộc
### 4. SO SÁNH: Ứng viên mới vs Ứng viên có kinh nghiệm
| Tiêu chí | Ứng viên mới ra trường | Ứng viên 1-2 năm kinh nghiệm |
|----------|------------------------|------------------------------|
| Ưu tiên tuyển dụng | Thấp | Cao |
| Mức lương kỳ vọng | 7-10 triệu | 10-15 triệu |
| Điểm mạnh cần thể hiện | Kiến thức nền, thái độ, khả năng học hỏi | Kinh nghiệm xử lý công việc, sự trưởng thành |
| Lưu ý | Cần highlight kinh nghiệm thực tập, hoạt động Đoàn/Hội | Cần chứng minh thành tích cụ thể |
### 5. ĐẶC THÙ CỦA VỊ TRÍ NÀY TẠI VPBANK
- Khối QLĐP & QH ĐNgoại: Làm việc với đối tác bên ngoài nhiều → cần kỹ năng giao tiếp quốc tế, tác phong chuyên nghiệp
- Tính chất công việc đa dạng: Hành chính + Tài chính + Sự kiện + Lái xe → phù hợp người thích làm nhiều việc
- Quy mô lớn: Yêu cầu 1 năm làm trong tổ chức quy mô lớn → ưu tiên ứng viên từ ngân hàng/tập đoàn
Chuẩn bị phỏng vấn
## Hướng dẫn Phỏng vấn vị trí Hỗ trợ nghiệp vụ hành chính - VPBank
### QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG THÔNG THƯỜNG TẠI VPBANK
Vòng 1: Sàng lọc hồ sơ (HR)
- Thời gian: 1-3 ngày sau nộp
- Nội dung: Kiểm tra điều kiện cơ bản (bằng lái, kinh nghiệm, bằng cấp)
Vòng 2: Phỏng vấn chuyên sâu (Trưởng bộ phận)
- Thời gian: 30-45 phút
- Địa điểm: Tầng 8, Tòa nhà VPBank Tower, 89 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội
- Người phỏng vấn: Trưởng phòng Khối QLĐP & QH Đối ngoại
Vòng 3: Phỏng vấn vòng cuối (Trưởng/Phó phòng)
- Thời gian: 20-30 phút
- Nội dung: Đánh giá phù hợp văn hóa, định hướng phát triển
### CÂU HỎI HAY GẶP THEO TỪNG VÒNG
Vòng 1 - Sàng lọc hồ sơ:
1. "Bạn có bằng lái xe ô tô không? Hạng gì?"
2. "Bạn có kinh nghiệm làm việc trong tổ chức quy mô lớn chưa?"
3. "Tại sao bạn muốn ứng tuyển vào VPBank?"
4. "Bạn biết gì về Khối QLĐP & QH Đối ngoại?"
Vòng 2 - Phỏng vấn Trưởng bộ phận:
1. "Bạn có kinh nghiệm quản lý hợp đồng dịch vụ không? Quy trình như thế nào?"
2. "Bạn đã từng xử lý thanh toán chi phí dịch vụ chưa? Mô tả quy trình?"
3. "Khi hợp đồng sắp hết hạn mà đối tác chưa phản hồi, bạn sẽ làm gì?"
4. "Bạn đánh giá thế nào về kỹ năng đàm phán của mình?"
5. "Mô tả một tình huống bạn phối hợp với nhiều bộ phận để hoàn thành công việc?"
6. "Bạn có thể lái xe đưa đón lãnh đạo không? Bạn có thoải mái với công việc này không?"
7. "Bạn xử lý thế nào khi có nhiều deadline cùng lúc?"
Vòng 3 - Văn hóa & Định hướng:
1. "Bạn thấy VPBank khác gì so với các ngân hàng khác?"
2. "5 năm tới bạn hình dung công việc của mình ở đâu?"
3. "Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?"
4. "Bạn xử lý stress như thế nào khi công việc nhiều áp lực?"
5. "Tại sao bạn chọn vị trí hành chính thay vì chuyên môn khác?"
### TIPS CHUẨN BỊ CHO ỨNG VIÊN
Nghiên cứu trước:
- Tìm hiểu về VPBank: lịch sử, quy mô, sản phẩm chính
- Đọc kỹ mô tả công việc, ghi nhớ các SLA, quy chế tài chính
- Tìm hiểu về Khối QLĐP & QH Đối ngoại của VPBank
Chuẩn bị bằng chứng cụ thể:
- Chuẩn bị 3-5 câu chuyện kinh nghiệm theo format STAR (Situation, Task, Action, Result)
- Đặc biệt chuẩn bị về: quản lý hợp đồng, xử lý thanh toán, tổ chức sự kiện
Những điều nên làm:
- Mặc đồng phục hoặc vest công sở
- Đến sớm 10-15 phút
- Mang theo bằng lái xe bản gốc
- Chuẩn bị sẵn bản sao CV, bằng cấp
- Thể hiện sự nhanh nhẹn, hoạt bát
Những điều KHÔNG nên:
- Tỏ thái độ không thoải mái khi nhắc đến việc lái xe
- Nói xấu công ty cũ
- Trả lời lan man, thiếu cấu trúc
- Tỏ ra không biết gì về VPBank
### DRESS CODE
- Nam: Vest hoặc sơ mi cộc tay + quần tây (màu trầm), giày da
- Nữ: Vest/nhún bộ hoặc sơ mi + chân váy/quần tây, giày gót thấp
- Tránh: Quần jeans, giày thể thao, đồ màu quá sặc sỡ
Lộ trình ôn thi
## Ôn thi & Chuẩn bị cho vị trí Hỗ trợ nghiệp vụ hành chính - VPBank
### GIAI ĐOẠN 1: NẮM VỮNG KIẾN THỨC NỀN (Tuần 1)
1. Kiến thức về VPBank
- Lịch sử hình thành, cơ cấu cổ đông (Ngân hàng TNHH MTV Việt Nam Thanh Tiên)
- Các sản phẩm/dịch vụ chính: cá nhân, doanh nghiệp, bancassurance
- Triết lý kinh doanh, giá trị cốt lõi
- Website: vpbank.com.vn
2. Kiến thức về Khối QLĐP & QH Đối ngoại
- Chức năng, nhiệm vụ của Khối
- Các đối tác chiến lược của VPBank
- Hoạt động đối ngoại tiêu biểu
3. Kiến thức chuyên môn cần ôn:
- Quy trình quản lý hợp đồng dịch vụ
- Quy chế tài chính doanh nghiệp
- Quy trình thanh toán chi phí, tờ trình
- Quy định về SLA (Service Level Agreement)
- Kiến thức cơ bản về hành chính văn phòng
### GIAI ĐOẠN 2: CHUYÊN SÂU (Tuần 2)
1. Ôn luyện kỹ năng mềm:
- Kỹ năng đàm phán: các nguyên tắc Win-Win, chiến lược đàm phán
- Kỹ năng giao tiếp: Active listening, feedback hiệu quả
- Kỹ năng tổng hợp thông tin, báo cáo
2. Nghiên cứu tình huống mẫu:
- Xử lý hợp đồng sắp hết hạn
- Xử lý thanh toán chậm trễ
- Phối hợp nhiều bộ phận cùng lúc
- Tổ chức sự kiện đối ngoại
### TÀI LIỆU THAM KHẢO
| Loại tài liệu | Nguồn | Ghi chú |
|---------------|-------|---------|
| Website VPBank | vpbank.com.vn | Thông tin doanh nghiệp, sản phẩm |
| Báo cáo thường niên | VPBank IR | Hiểu chiến lược phát triển |
| Luật Doanh nghiệp 2020 | vbpl.vn | Kiến thức pháp lý cơ bản |
| Quy chế tài chính mẫu | NXB Tài chính | Tham khảo quy trình tờ trình |
| Báo cáo ngành NH | cafef.vn | Hiểu xu hướng ngành |
| Quy trình hành chính | NXB KHKT | Kiến thức hành chính văn phòng |
### LỘ TRÌNH ÔN TẬP 2 TUẦN
Ngày 1-3: Nghiên cứu VPBank, ngành ngân hàng
Ngày 4-6: Ôn kiến thức chuyên môn (hợp đồng, tài chính)
Ngày 7-8: Luyện kỹ năng mềm, chuẩn bị tình huống
Ngày 9-10: Mock interview, tự hỏi đáp
Ngày 11-12: Hoàn thiện trang phục, chuẩn bị hồ sơ
Ngày 13-14: Nghỉ ngơi, sẵn sàng tinh thần
### CHECKLIST TRƯỚC PHỎNG VẤN
- [ ] Photo 2 bản CV + bằng cấp
- [ ] Bằng lái xe bản gốc
- [ ] CCCD/CMND
- [ ] Quần áo vest/com-lê đã là (nam), đồ công sở (nữ)
- [ ] Nghiên cứu đường đến VPBank Tower
- [ ] Điện thoại sạc đầy pin
- [ ] Chuẩn bị câu hỏi cho người phỏng vấn
Tư vấn nghề nghiệp
## Lời khuyên Sự nghiệp cho vị trí Hỗ trợ nghiệp vụ hành chính - VPBank
### LỘ TRÌNH THĂNG TIẾN ĐIỂN HÌNH
```
Nhân viên Hành chính (0-2 năm)
↓
Chuyên viên Hành chính (2-3 năm)
↓
Trưởng nhóm Hành chính (3-5 năm)
↓
Trưởng phòng Hành chính (5-7 năm)
↓
Trưởng/Khối Hành chính (7-10 năm)
```
Hướng phát triển thay thế:
- Chuyên viên Tài chính/Thanh toán
- Chuyên viên Quản lý đối tác
- Chuyên viên Đối ngoại/Relations
- Chuyển sang Khối Nguồn vốn, Khối KD
### MỨC LƯƠNG KỲ VỌNG THEO CẤP BẬC (tham khảo 2024)
| Cấp bậc | Kinh nghiệm | Mức lương tháng | Tổng thu nhập/năm |
|---------|-------------|-----------------|-------------------|
| Nhân viên mới | 0-1 năm | 8-12 triệu | 100-150 triệu |
| Chuyên viên | 1-3 năm | 12-18 triệu | 150-250 triệu |
| Trưởng nhóm | 3-5 năm | 18-25 triệu | 250-350 triệu |
| Trưởng phòng | 5-7 năm | 25-40 triệu | 350-550 triệu |
Lưu ý: VPBank có mức lương cạnh tranh trên thị trường, cộng thêm 13th salary + bonus có thể tăng 20-30% tổng thu nhập.
### KỸ NĂNG CẦN PHÁT TRIỂN THÊM ĐỂ THĂNG TIẾN
Ngắn hạn (6-12 tháng đầu):
1. Thành thạo các phần mềm quản lý hợp đồng, ERP
2. Nâng cao tiếng Anh (IELTS 6.0+)
3. Hiểu sâu quy trình nghiệp vụ của các Khối khác
4. Xây dựng mối quan hệ nội bộ tốt
Trung hạn (1-3 năm):
1. Chứng chỉ chuyên môn: Tài chính doanh nghiệp, Quản trị rủi ro
2. Kỹ năng lãnh đạo, quản lý nhóm nhỏ
3. Khả năng đề xuất cải tiến quy trình
4. Xây dựng thương hiệu cá nhân trong tổ chức
Dài hạn (3-5 năm):
1. MBA hoặc chứng chỉ quản trị cao cấp
2. Kinh nghiệm đa Khối, đa nghiệp vụ
3. Tầm nhìn chiến lược, khả năng định hướng phòng ban
4. Network ngoại vi rộng
### ĐÁNH GIÁ THỰC TẾ VỀ VỊ TRÍ NÀY
Ưu điểm:
- ✅ Môi trường ngân hàng lớn, ổn định
- ✅ Phúc lợi tốt (bảo hiểm, du lịch, staff account)
- ✅ Đánh giá 2 lần/năm, tăng lương định kỳ
- ✅ Tiếp xúc nhiều bộ phận → học hỏi đa ngành
- ✅ Cơ hội thăng tiến rõ ràng
Nhược điểm:
- ❌ Công việc đa dạng nhưng đôi khi trùng lặp, routine
- ❌ Phải sẵn sàng lái xe khi cần (có thể bất tiện)
- ❌ Áp lực về SLA, deadline thanh toán
- ❌ Lương khởi điểm không quá cao với người mới
Đối tượng phù hợp:
- Người thích làm nhiều việc, không muốn công việc một chiều
- Người muốn vào môi trường ngân hàng lớn nhưng chưa đủ kinh nghiệm cho vị trí chuyên môn
- Người muốn xây dựng network trong ngành tài chính
### MẸO ĐỂ TỎA SÁNG TRONG CÔNG VIỆC
1. Chủ động báo cáo: Cập nhật tiến độ thường xuyên, không để cấp trên phải hỏi
2. Xây dựng checklist: Kiểm soát deadline hợp đồng, thanh toán bằng bảng theo dõi
3. Tạo template: Xây dựng mẫu tờ trình, báo cáo để tiết kiệm thời gian
4. Kết nối đa Khối: Làm quen với nhân sự các phòng ban để phối hợp hiệu quả
5. Đề xuất cải tiến: Tích cực đề xuất quy trình mới, thể hiệt tư duy sáng tạo
6. Sẵn sàng với xe: Thể hiện thái độ tích cực với công việc lái xe, biến thành cơ hội gắn kết với lãnh đạo
Câu hỏi thường gặp
Đây là yêu cầu của VPBank cho vị trí này, có thể liên quan đến công việc lái xe đưa đón lãnh đạo hoặc tính chất công việc cần người có thể di chuyển linh hoạt. Tuy nhiên, nhiều ứng viên nữ có kinh nghiệm vẫn ứng tuyển thành công vào các vị trí hành chính tại VPBank, đặc biệt nếu bạn phù hợp về kỹ năng và thái độ.
JD ghi 'Thỏa thuận theo năng lực' nên không có mức cố định. Thực tế, ứng viên mới thường dao động 8-12 triệu/tháng, ứng viên có 1-2 năm kinh nghiệm có thể đàm phán được 12-18 triệu. VPBank đánh giá năng lực qua phỏng vấn, bạn nên chuẩn bị kỹ để đàm phán mức lương phù hợp.
Theo JD: 'hỗ trợ không cố định và ngắn hạn khi lái xe chính nghỉ phép' - tức là bạn chỉ lái khi người lái xe chính vắng mặt, không phải công việc thường xuyên. Tuy nhiên, bạn cần thể hiện sự sẵn sàng và không tỏ ra e ngại với công việc này trong phỏng vấn.
Có thể ứng tuyển nếu bạn có kinh nghiệm hành chính văn phòng và kỹ năng tổng hợp tốt. Trong phỏng vấn, hãy highlight các kỹ năng liên quan như: quản lý tài liệu, theo dõi deadline, phối hợp với nhiều bộ phận. Đặc biệt, VPBank đánh giá cao thái độ ham học hỏi và khả năng thích nghi nhanh.
Đây là yêu cầu trong JD nhưng không phải điều kiện loại trừ tuyệt đối. Nếu bạn có kinh nghiệm trong công ty vừa (200-500 nhân viên) hoặc có bằng chứng về khả năng làm việc trong môi trường có quy trình phức tạp, bạn vẫn có cơ hội. Hãy nhấn mạnh vào quy mô và tính chất công việc thay vì con số.
VPBank đánh giá hiệu quả làm việc 2 lần/năm với cơ hội tăng lương hàng năm. Từ vị trí Hỗ trợ hành chính, bạn có thể thăng tiến lên Chuyên viên → Trưởng nhóm → Trưởng phòng, hoặc chuyển ngang sang các vị trí chuyên môn khác trong Khối QLĐP & QH Đối ngoại.
1) Nghiên cứu kỹ về VPBank và Khối QLĐP & QH Đối ngoại; 2) Chuẩn bị 3-5 câu chuyện kinh nghiệm theo format STAR; 3) Ôn lại kiến thức về quản lý hợp đồng, quy chế tài chính; 4) Thực hành trả lời bằng tiếng Anh; 5) Mang theo bằng lái xe và sẵn sàng thảo luận về công việc lái xe.
1) Nghiên cứu mức lương thị trường cho vị trí tương đương; 2) Chuẩn bị bằng chứng về năng lực bản thân (thành tích, kỹ năng đặc biệt); 3) Thể hiện hiểu biết về VPBank và thể hiện quyết tâm gắn bó lâu dài; 4) Đàm phán tổng thu nhập, không chỉ lương cứng (thưởng, phúc lợi, cơ hội đào tạo).
Chia sẻ từ cộng đồng
Mình ứng tuyển vị trí này hồi tháng 6, qua được 2 vòng rồi nhưng cuối cùng không pass. HR nói cần người có kinh nghiệm xử lý hợp đồng dịch vụ nhiều hơn. Bạn nào ứng tuyển thì nên chuẩn bị kỹ về phần này nhé.
Làm ở VPBank được 1.5 năm rồi, môi trường ổn, lương tháng 13 + bonus cuối năm thường được 1-2 tháng. Nhưng công việc hành chính nhiều khi rất bận, nhất là cuối quý phải theo dõi thanh toán liên tục.
Cái vụ lái xe đưa đón lãnh đạo nhiều người sợ nhưng thực ra ít lắm, có tháng 1-2 lần thôi. Quan trọng là thể hiện thái độ tích cực, vì đây là công việc phụ còn chính vẫn là hành chính.
Khối QLĐP & QH ĐNgoại của VPBank khá oai đấy, làm việc với nhiều đối tác lớn. Vị trí hành chính ở đây tiếp xúc được nhiều bộ phận, sau này muốn chuyển sang đối tác hay kinh doanh cũng dễ.
Warning cho bạn nào sợ áp lực: công việc này deadline dày lắm, hợp đồng, thanh toán, tổ chức sự kiện. Nếu bạn thích làm một công việc yên tĩnh thì không nên. Còn thích làm nhiều thứ thì rất phù hợp.
Mình apply từ site VPBank, sau 1 tuần HR gọi hẹn phỏng vấn. Quy trình nhanh, 2 vòng trong 2 tuần. Trưởng phòng phỏng vấn mình hỏi nhiều về kinh nghiệm tổ chức sự kiện, bạn nào có kinh nghiệm event thì kể ra nhé.
Lương thỏa thuận theo JD nên đừng ngại đòi, mình thương lượng được 14tr/tháng lúc mới vào dù JD ghi thấp. VPBank trả lương theo năng lực, miễn là bạn tự tin và có bằng chứng.
Ứng tuyển ngay
Ứng tuyển trên website gốcBạn sẽ được chuyển đến trang tuyển dụng chính thức của VPBank
Chuyên môn / Từ khoá
Mất kết nối mạng
Đang thử kết nối lại
Đã xảy ra lỗi!
Vui lòng chờ trong giây lát