Phí bảo đảm dự thầu
Phí bảo đảm dự thầu là khoản phí do bên được bảo lãnh hoặc bên sử dụng bảo đảm trả cho tổ chức tài chính, bảo hiểm hoặc bên cung cấp bảo lãnh, nhằm bù đắp các chi phí và rủi ro liên quan đến việc cấp bảo đảm dự thầu. Khoản phí này thường được xem xét khi bên thứ ba tham gia một cuộc đấu thầu nhưng chưa đủ điều kiện tự bảo đảm bằng tài sản, hoặc khi bên thứ ba được yêu cầu phải có bảo lãnh nhà thầu để chứng minh năng lực tài chính, năng lực thực hiện hợp đồng và tính chuyên nghiệp trong quá trình dự thầu.
Phí bảo đảm dự thầu có thể bao gồm phí cấp bảo lãnh, phí quản lý, phí rủi ro và các chi phí phát sinh trong quá trình đánh giá hồ sơ, xử lý thủ tục, theo dõi nghĩa vụ bảo đảm và giải quyết yêu cầu bồi thường nếu có. Mức phí thường phụ thuộc vào giá trị bảo đảm, thời hạn bảo lãnh, mức độ rủi ro của dự án, uy tín của bên được bảo lãnh và điều kiện thị trường tại thời điểm giao dịch.
Vai trò trong hoạt động đấu thầu
Trong một số gói thầu, nhà thầu yêu cầu người dự thầu cung cấp bảo đảm dự thầu thay vì nộp khoản tiền bảo đảm trực tiếp. Bảo đảm dự thầu giúp chứng minh người dự thầu có khả năng bảo đảm cho việc thực hiện hợp đồng nếu được trúng thầu. Đây là hình thức bảo đảm phổ biến trong các dự án mua sắm hàng hóa, dịch vụ, xây lắp hoặc đấu thầu mua sắm tài sản.
Phí bảo đảm dự thầu không phải là giá trị bảo đảm chính của người dự thầu. Giá trị bảo đảm dự thầu là số tiền mà bên bảo lãnh cam kết chịu trách nhiệm trong trường hợp người dự thầu vi phạm nghĩa vụ theo hồ sơ dự thầu, chẳng hạn rút lại đề nghị sau khi được công nhận trúng thầu, từ chối ký hợp đồng hoặc không cung cấp bảo đảm thực hiện hợp đồng. Phí bảo đảm là chi phí để thuê dịch vụ bảo lãnh và không đồng nghĩa với khoản tiền bảo đảm mà người dự thầu có thể bị yêu cầu bồi thường.
Các thành phần cấu thành
Mức phí bảo đảm dự thầu có thể được tính trên cơ sở giá trị bảo đảm dự thầu, thường là một tỷ lệ phần trăm nhỏ hơn giá trị hợp đồng dự kiến. Ví dụ, nếu giá trị bảo đảm dự thầu là 1 tỷ đồng và tỷ lệ phí là 0,5% mỗi năm, thì phí cơ bản là 5 triệu đồng, chưa bao gồm các khoản thuế, chi phí phát sinh và điều chỉnh theo thỏa thuận.
Một số hợp đồng bảo lãnh còn quy định:
- Phí cố định khi phát hành bảo lãnh.
- Phí theo tỷ lệ trên giá trị bảo đảm.
- Phí theo thời hạn bảo lãnh.
- Phí tăng thêm đối với rủi ro cao, thời hạn dài hoặc bảo đảm có điều kiện.
- Phí thu hộ và các chi phí liên quan đến việc kiểm tra, xử lý yêu cầu bồi thường.
Người dự thầu cần đọc kỹ điều khoản bảo đảm để xác định tổng chi phí, bao gồm cả phí bắt buộc, phí tăng thêm, thời điểm thanh toán và các khoản không được hoàn lại.
So sánh với bảo đảm tiền dự thầu
Bảo đảm tiền dự thầu và bảo đảm dự thầu đều nhằm bảo vệ lợi ích của nhà thầu trong giai đoạn đấu thầu, nhưng có cơ chế khác nhau. Bảo đảm tiền dự thầu thường được thực hiện bằng cách nộp tiền, séc hoặc giấy nhận ngân hàng theo quy định của hồ sơ dự thầu. Tiền bảo đảm có tính chất ký quỹ trong thời gian hiệu lực và được hoàn trả hoặc xử lý theo kết quả đấu thầu.
Bảo đảm dự thầu được cấp bởi bên bảo lãnh, thường là ngân hàng hoặc công ty bảo hiểm. Hình thức này phù hợp khi người dự thầu không muốn bị phân bổ tiền mặt hoặc không thể chấp nhận việc tiền bảo đảm bị đóng băng trong một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, người dự thầu vẫn phải trả phí và có thể phải cung cấp tài sản bảo đảm cho bên bảo lãnh.
Ví dụ, với gói thầu có giá trị 50 tỷ đồng, yêu cầu bảo đảm dự thầu tương đương 1% giá trị hợp đồng dự kiến, người dự thầu có thể lựa chọn nộp 500 triệu đồng bằng bảo đảm tiền dự thầu hoặc mua bảo lãnh dự thầu 500 triệu đồng kèm phí dịch vụ. Cách so sánh phù hợp không chỉ dựa trên số tiền phải nộp ban đầu mà còn phải tính đến chi phí sử dụng vốn, thời gian, khả năng hoàn trả và rủi ro nghĩa vụ.
Ảnh hưởng đến chi phí dự thầu và đánh giá rủi ro
Phí bảo đảm dự thầu là một khoản chi phí có thể ảnh hưởng trực tiếp đến giá dự thầu và biên lợi nhuận dự kiến. Khi mức phí tăng, người dự thầu có thể phải nâng giá để duy trì mức lợi nhuận mong muốn hoặc chấp nhận giảm biên lợi nhuận. Vì vậy, người dự thầu cần đưa phí bảo đảm vào phương án tài chính ngay từ đầu, thay vì chỉ tính khi gần thời điểm nộp hồ sơ.
Mức phí cũng phản ánh một phần mức độ rủi ro mà bên bảo lãnh đánh giá. Những yếu tố có thể làm chi phí cao hơn gồm:
- Lịch sử không có bảo đảm hoặc chưa có kinh nghiệm thi công.
- Tình hình tài chính chưa vững mạnh.
- Dự án có tính chất phức tạp hoặc rủi ro cao.
- Thời hạn bảo lãnh dài.
- Bảo đảm có điều kiện hoặc phạm vi bồi thường rộng.
- Hồ sơ dự thầu thiếu minh bạch hoặc có nhiều rủi ro pháp lý.
Để giảm chi phí, người dự thầu có thể chuẩn bị hồ sơ tài chính, báo cáo, hợp đồng tương tự và các tài liệu chứng minh năng lực một cách đầy đủ trước khi yêu cầu báo giá. So sánh điều kiện của nhiều bên bảo lãnh cũng giúp xác định tổng chi phí phù hợp, tránh chỉ dựa vào mức phí niêm yết.
Rủi ro và điều kiện cần lưu ý
Bên được bảo lãnh thường giữ quyền xem xét hoặc từ chối phát hành bảo lãnh nếu người dự thầu không đáp ứng điều kiện. Vì vậy, việc chỉ nhận được báo giá phí chưa đồng nghĩa bảo đảm sẽ được cấp. Người dự thầu cần hoàn thiện hồ sơ, cung cấp giấy tờ tùy thân và pháp nhân, chứng minh năng lực tài chính và thực hiện các yêu cầu về tài sản bảo đảm nếu có.
Ngoài ra, người dự thầu cần kiểm tra các nội dung sau trước khi ký hợp đồng bảo lãnh:
- Phạm vi bảo đảm có tương ứng với yêu cầu của nhà thầu không.
- Thời hạn bảo lãnh có đủ dài so với thời điểm hết hạn nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng không.
- Mức phí có bao gồm thuế và chi phí liên quan hay không.
- Có phí tăng thêm nếu hồ sơ bị sửa đổi, gia hạn hoặc phát sinh bồi thường không.
- Điều kiện bồi thường và các trường hợp được miễn trừ trách nhiệm.
- Thời hạn và thủ tục yêu cầu bên bảo lãnh hoàn trả phí.
Phí bảo đảm dự thầu là chi phí cần thiết trong quy trình dự thầu, nhưng không nên được xem là một khoản phí cố định. Người dự thầu cần cân nhắc toàn bộ chi phí, điều kiện bảo đảm, khả năng được cấp bảo lãnh và ảnh hưởng của bảo đảm đến dòng tiền trước khi đưa ra quyết định.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Nếu người dự thầu không thắng thầu, phí bảo đảm dự thầu có được hoàn lại không?
Phần lớn các trường hợp, phí dịch vụ bảo lãnh đã phát sinh sẽ không được hoàn lại vì đây là chi phí sử dụng dịch vụ và quản lý rủi ro. Tuy nhiên, mức hoàn trả hoặc thời điểm xử lý còn phụ thuộc thỏa thuận trong hợp đồng bảo lãnh và quy định của hồ sơ dự thầu.
Hỏi: Phí bảo đảm dự thầu có được tính vào giá dự thầu không?
Về nguyên tắc, người dự thầu thường đưa khoản phí này vào tổng chi phí dự kiến để tính giá và mức lợi nhuận. Tuy nhiên, cách thể hiện cụ thể phải tuân thủ yêu cầu của hồ sơ dự thầu; doanh nghiệp không nên mặc định mọi khoản phí đều được phép cộng trực tiếp vào đơn giá nếu hồ sơ quy định khác.
Hỏi: Mua bảo đảm dự thầu có được thay thế hoàn toàn cho bảo đảm tiền dự thầu không?
Không phải trong mọi trường hợp. Người dự thầu chỉ được thay thế khi hồ sơ dự thầu chấp nhận bảo đảm dự thầu từ bên bảo lãnh đáp ứng đủ điều kiện. Loại bảo đảm, thời hạn, giá trị và nội dung cam kết phải được nhà thầu chấp thuận.
Nội dung mang tính tham khảo cho mục tiêu luyện thi và tìm hiểu nghiệp vụ, không thay thế tư vấn pháp lý hoặc tư vấn tài chính chuyên nghiệp.