Nhật ký kiểm toán
Nhật ký kiểm toán là tài liệu lưu giữ có hệ thống các hoạt động, thao tác kiểm toán, kiểm tra, thu thập bằng chứng, phỏng vấn, xác nhận, quan sát, phân tích và trao đổi thông tin trong quá trình thực hiện kiểm toán nội bộ. Nhật ký giúp ghi nhận ai đã thực hiện, thực hiện vào thời điểm nào, áp dụng thủ tục ra sao, thu được bằng chứng gì, phát hiện và kết luận như thế nào, đồng thời lưu lại các điểm cần theo dõi hoặc xử lý tiếp theo.
Trong hoạt động kiểm toán nội bộ của ngân hàng, nhật ký kiểm toán thường được lập dưới dạng hồ sơ kiểm toán của từng đơn vị, chi nhánh, quỹ, sản phẩm hoặc hệ thống được kiểm toán. Mỗi hồ sơ có thể bao gồm kế hoạch kiểm toán, phạm vi kiểm toán, giả thuyết kiểm toán, danh sách kiểm soát, bảng kiểm tra chi tiết, bằng chứng kiểm toán, thư trao đổi với đơn vị được kiểm tra và các ghi chú giải thích kết quả.
Mục tiêu chính của nhật ký là tạo nền tảng có thể kiểm chứng cho kết luận kiểm toán. Khi có ý kiến độc lập về tính đầy đủ và phù hợp của hệ thống kiểm soát, kiểm toán viên cần có thể truy xuất bằng chứng từ các thao tác đã thực hiện, thay vì chỉ dựa vào kết luận cuối cùng.
Các thành phần thông tin điển hình
Một nhật ký kiểm toán thường chứa các thông tin sau:
- Thông tin đơn vị và kỳ kiểm toán: tên chi nhánh, hệ thống, quy trình, sản phẩm hoặc đơn vị được kiểm toán; thời gian bắt đầu và kết thúc.
- Mục tiêu và phạm vi kiểm toán: các quy trình, rủi ro, hệ thống và khẩu vị kiểm soát được đưa vào cuộc kiểm tra.
- Thông tin kiểm toán viên: người thực hiện, người phê duyệt và các thành viên tham gia.
- Kế hoạch và phương pháp kiểm toán: thủ tục dự kiến thực hiện, mẫu kiểm tra, tiêu chí đánh giá và cách thu thập bằng chứng.
- Danh mục kiểm soát: các điểm kiểm soát cần đánh giá, gồm loại kiểm soát, tần suất thực hiện, chủ sở hữu và kết quả kiểm tra.
- Bằng chứng kiểm toán: số liệu trích xuất, ảnh chụp màn hình có thời điểm truy xuất, bảng tổng hợp giao dịch, hợp đồng, biên bản, thư từ, trích dẫn hệ thống hoặc xác nhận từ bên thứ ba.
- Kết quả và nhận xét: điểm kiểm soát đạt, không đạt hoặc chưa đủ bằng chứng; nguyên nhân và phạm vi ảnh hưởng.
- Phát hiện kiểm toán: vấn đề được phát hiện, mức độ nghiêm trọng, rủi ro liên quan và khuyến nghị xử lý.
- Theo dõi sau kiểm toán: người chịu trách nhiệm khắc phục, thời hạn hoàn thành, tiến độ và kết quả kiểm tra lại nếu có.
Phân biệt với biên bản kiểm toán và báo cáo kiểm toán
Nhật ký kiểm toán không phải là báo cáo kiểm toán cuối cùng. Báo cáo kiểm toán thể hiện kết luận, ý kiến và khuyến nghị ở cấp tổng thể đối với phạm vi kiểm toán, còn nhật ký là hệ thống hồ sơ chi tiết phía sau nhằm chứng minh kết luận đó dựa trên bằng chứng như thế nào.
Biên bản kiểm toán hoặc biên bản làm việc với đơn vị được kiểm toán cũng khác nhật ký. Biên bản ghi nhận nội dung làm việc và các thỏa thuận tại thời điểm kiểm toán; trong khi đó, nhật ký bao gồm toàn bộ tài liệu làm việc, bằng chứng và nhật ký thao tác. Các thành phần này có thể liên kết với nhau, nhưng không nhất thiết có cùng một tài liệu.
Nhật ký cũng không thay thế hồ sơ kiểm soát thông tin. Chẳng hạn, trong kiểm toán hệ thống tín dụng, nhật ký ghi nhận cách kiểm toán viên kiểm tra, truy xuất và đối chiếu dữ liệu; còn hồ sơ kiểm soát thông tin lưu giữ chính sách, quy trình, phân quyền, nhật ký truy cập và bằng chứng vận hành theo yêu cầu quản lý.
Nguyên tắc lập và sử dụng nhật ký
Nhật ký kiểm toán cần đáp ứng các nguyên tắc cơ bản sau:
- Đầy đủ: ghi nhận các thao tác đủ để hỗ trợ kết luận kiểm toán, không chỉ ghi những vấn đề phát hiện được.
- Chính xác: thông tin phải phản ánh đúng thực tế, không bổ sung hoặc diễn giải quá mức bằng chứng thu được.
- Kịp thời: nhật ký, nhật xét và bằng chứng được cập nhật trong quá trình kiểm toán, tránh tổng hợp số liệu chỉ tại thời điểm kết thúc.
- Truy xuất được: bằng chứng phải được đánh dấu, lưu trữ và liên kết với điểm kiểm soát hoặc kết luận tương ứng.
- Bảo mật: dữ liệu khách hàng, thông tin tài khoản, dữ liệu giao dịch và thông tin nội bộ phải được tiếp cận theo đúng thẩm quyền.
- Độc lập: kiểm toán viên không tự ý thay đổi, xóa bằng chứng hoặc ghi chú mang tính định hướng để đạt kết luận mong muốn.
Đối với dữ liệu điện tử, nhật ký nên ghi nhận nguồn trích xuất, thời điểm truy xuất, phạm vi dữ liệu, điều kiện lọc và thao tác kiểm tra. Ví dụ, khi đối chiếu tỷ lệ nợ quá hạn với hồ sơ tín dụng, kiểm toán viên cần lưu báo cáo trích xuất từ hệ thống, ảnh chụp màn hình, thời điểm lấy dữ liệu và danh sách hồ sơ được chọn để lấy mẫu.
Ví dụ về phát hiện kiểm toán
Giả sử kiểm toán viên kiểm tra quy trình giải ngân tại một chi nhánh. Kiểm toán viên đối chiếu 30 hồ sơ giải ngân gần nhất với hồ sơ phê duyệt tín dụng và chứng từ giải ngân, đồng thời kiểm tra lịch sử phê duyệt trên hệ thống.
Nếu phát hiện một hồ sơ được giải ngân trước thời điểm phê duyệt hoàn tất, nhật ký cần ghi rõ:
- Hồ sơ và khách hàng được kiểm tra;
- Thời điểm giải ngân và thời điểm phê duyệt;
- Quy trình, điểm kiểm soát liên quan;
- Bằng chứng đối chiếu và thông tin xác nhận;
- Nguyên nhân có thể của sai lệch;
- Phạm vi ảnh hưởng và nhu cầu mở rộng kiểm tra;
- Khuyến nghị kiểm soát hoặc khắc phục.
Kết luận trong nhật ký phải phân biệt rõ với việc đã xác định gian lận. Nếu chỉ phát hiện dấu hiệu chưa được kiểm chứng, nên mô tả là vấn đề cần làm rõ, chẳng hạn không phân biệt được thứ tự xử lý giữa thời điểm giải ngân và phê duyệt do thiếu dữ liệu thời gian.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Nhật ký kiểm toán có được lưu thành một tệp riêng cho mỗi cuộc kiểm toán không?
Có thể lưu dưới dạng hồ sơ riêng cho từng cuộc kiểm toán, nhưng cách tổ chức phụ thuộc vào quy trình của từng ngân hàng. Hồ sơ cần bao gồm kế hoạch, bằng chứng, bảng kiểm tra, nhật xét, phát hiện và biên bản liên quan để đảm bảo tính đầy đủ, truy xuất được.
Hỏi: Nếu chỉ kiểm tra trên hệ thống ngân hàng thì có cần lập nhật ký kiểm toán không?
Có. Kiểm tra trên hệ thống vẫn phải được ghi nhận bằng bằng chứng phù hợp, chẳng hạn báo cáo trích xuất, ảnh chụp màn hình, thời điểm truy xuất, thông tin phiên làm việc và kết quả đối chiếu. Nhật ký giúp kiểm toán viên khác hoặc người phê duyệt xác minh thao tác và kết luận sau này.
Hỏi: Khi phát hiện vấn đề tại một đơn vị, có phải lập nhật ký kiểm toán riêng cho vấn đề đó không?
Không nhất thiết. Vấn đề thường được ghi nhận trong hồ sơ kiểm toán của đơn vị hoặc quy trình liên quan, kèm mức độ ảnh hưởng, khuyến nghị và trạng thái xử lý. Nếu vấn đề phát sinh thành một nội dung riêng cần điều tra sâu hơn hoặc theo dõi khắc phục, ngân hàng có thể lập hồ sơ điều tra hoặc theo dõi riêng.
Nội dung này mang tính tham khảo cho hoạt động kiểm toán nội bộ và không thay thế hướng dẫn, quy chế nội bộ hoặc tư vấn chuyên môn của từng ngân hàng.