Kiểm kê tài sản
Kiểm kê tài sản (Inventory of assets / Stocktaking) là hoạt động kiểm tra, đếm, đo lường, cân đo thực tế toàn bộ tài sản (gồm tài sản cố định, tài sản ngắn hạn, hàng tồn kho, tiền mặt, công cụ dụng cụ, tài sản thế chấp, tài sản bảo quản…) của một đơn vị tại một thời điểm nhất định, sau đó đối chiếu với sổ sách kế toán nhằm xác định chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu ghi trên sổ. Đây là một nghiệp vụ kế toán trọng yếu, có tính định kỳ và bắt buộc đối với mọi đơn vị hành chính sự nghiệp, doanh nghiệp cũng như các tổ chức tín dụng. Đối với ngân hàng và tổ chức tín dụng, kiểm kê tài sản không chỉ dừng lại ở việc kiểm kê tài sản của chính ngân hàng mà còn mở rộng sang việc kiểm kê tài sản bảo đảm (tài sản thế chấp, tài sản cầm cố, tài sản gán nợ), vàng, ngoại tệ, ấn chỉ có giá, séc, chứng từ có giá… nhằm đảm bảo an toàn tài sản và phát hiện kịp thời các sai sót, hao hụt hoặc rủi ro gian lận.
Mục đích và ý nghĩa của kiểm kê tài sản
Kiểm kê tài sản được thực hiện nhằm bốn mục đích chính: (1) xác định số lượng, giá trị thực tế của tài sản hiện có tại thời điểm kiểm kê, từ đó làm căn cứ lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; (2) phát hiện những chênh lệch giữa sổ sách và thực tế do ghi chép sai, hao hụt tự nhiên, hư hỏng, mất mát hoặc do gian lận; (3) đánh giá chất lượng, tình trạng sử dụng thực tế của tài sản, làm cơ sở cho việc trích lập dự phòng, thanh lý, điều chuyển; (4) nâng cao trách nhiệm quản lý tài sản của các bộ phận, cá nhân được giao giữ tài sản. Trong hoạt động ngân hàng, kiểm kê còn giúp kiểm soát tài sản thế chấp – một yếu tố quan trọng trong đánh giá rủi ro tín dụng và phân loại nợ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Các hình thức kiểm kê
Có nhiều hình thức kiểm kê được áp dụng tùy theo mục đích và đối tượng: kiểm kê định kỳ (cuối năm tài chính, cuối quý, cuối tháng), kiểm kê đột xuất (khi có sự thay đổi thủ kho, kế toán, khi có nghi ngờ mất cắp, khi có yêu cầu của cơ quan kiểm toán hoặc thanh tra), kiểm kê toàn bộ (kiểm kê 100% tài sản) và kiểm kê một phần (kiểm kê chọn mẫu theo danh mục, giá trị hoặc vị trí). Tại các chi nhánh ngân hàng, hình thức kiểm kê cuối ngày quầy giao dịch (kiểm kê tiền mặt, ấn chỉ, séc) được thực hiện thường xuyên như một phần của nghiệp vụ kiểm soát nội bộ.
Quy trình kiểm kê tài sản cơ bản
Một quy trình kiểm kê chuẩn gồm các bước: thành lập hội đồng kiểm kê (đại diện ban giám đốc, phòng kế toán, bộ phận quản lý tài sản và bộ phận kiểm soát nội bộ); xây dựng kế hoạch kiểm kê, xác định thời điểm chốt số liệu; khoá sổ kế toán tạm thời tại thời điểm kiểm kê; tiến hành đếm, cân, đo thực tế từng loại tài sản; lập biên bản kiểm kê với đầy đủ chữ ký của các thành viên hội đồng; đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách kế toán; phân tích nguyên nhân chênh lệch (nếu có); đề xuất phương án xử lý chênh lệch (bổ sung, điều chỉnh, truy trách nhiệm bồi thường); lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Xử lý chênh lệch kiểm kê
Sau kiểm kê, nếu phát sinh chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách, kế toán phải phân loại nguyên nhân: chênh lệch do sai sót về ghi chép (điều chỉnh lại sổ sách theo thực tế), do hao họt tự nhiên trong định mức (ghi giảm tài sản theo quy định), do hư hỏng hoặc mất mát (xác định trách nhiệm cá nhân, tổ chức để xử lý bồi thường), hoặc do gian lận (lập biên bản báo cáo cơ quan chức năng). Mọi khoản chênh lệch đều phải được phản ánh vào sổ sách kế toán trong kỳ phát sinh và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lý, hợp lệ làm căn cứ. Riêng với tổ chức tín dụng, việc xử lý chênh lệch kiểm kê tài sản thế chấp cần được thực hiện cẩn trọng vì liên quan trực tiếp đến giá trị thu hồi nợ và hồ sơ pháp lý.
Vai trò của kiểm kê trong ngân hàng và kỳ thi tuyển dụng
Trong kỳ thi tuyển dụng ngân hàng, kiểm kê tài sản thường xuất hiện trong các phần thi về kế toán ngân hàng, kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro hoặc nghiệp vụ kho quỹ. Ứng viên cần nắm rõ: kiểm kê khác với kiểm toán ở chỗ kiểm kê do chính đơn vị thực hiện còn kiểm toán do đơn vị độc lập thực hiện; kiểm kê là một trong những biện pháp kiểm soát nội bộ quan trọng nhất đối với tài sản; đối với ngân hàng, kiểm kê tiền mặt tại quỹ được thực hiện hàng ngày, kiểm kê tài sản cố định và tài sản thế chấp thường định kỳ theo quy định nội bộ và quy định của Ngân hàng Nhà nước. Ngoài ra, ứng viên vị trí tín dụng cần hiểu rằng việc kiểm kê định kỳ tài sản bảo đảm là yếu tố bắt buộc để đảm bảo giá trị tài sản bảo đảm còn đủ để thu hồi nợ, đặc biệt đối với các khoản vay có tài sản bảo đảm là hàng hóa, nguyên vật liệu dễ hao hụt.
Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn về kế toán, kiểm toán và quy định pháp luật hiện hành.