Biên bản xác nhận điều chỉnh phí bảo lãnh
Biên bản xác nhận điều chỉnh phí bảo lãnh là văn bản ghi nhận thỏa thuận giữa bên bảo lãnh và bên được bảo lãnh về việc thay đổi mức phí bảo lãnh trong trường hợp phạm vi cam kết, mức độ rủi ro, thời hạn nghĩa vụ hoặc các yếu tố cơ sở tính phí có sự thay đổi. Biên bản thể hiện sự đồng thuận của các bên, nội dung điều chỉnh, thời điểm áp dụng và các điều kiện liên quan.
Trong hoạt động ngân hàng, biên bản này thường được lập khi khách hàng vay vay được giải ngân thêm, giảm nợ, gia hạn thời hạn, thay đổi tài sản bảo đảm hoặc điều chỉnh điều kiện cấp tín dụng. Mức phí bảo lãnh có thể được tăng hoặc giảm tùy theo mức độ rủi ro và phí quản lý, giám sát bảo lãnh thực tế.
Biên bản xác nhận điều chỉnh phí bảo lãnh không phải là hợp đồng bảo lãnh mới, nhưng có vai trò cập nhật cơ sở thương mại của quan hệ bảo lãnh hiện có. Do đó, biên bản cần ghi rõ số hồ sơ hoặc hợp đồng bảo lãnh liên quan, bên bảo lãnh, bên được bảo lãnh, nội dung điều chỉnh và thời hạn áp dụng.
Mục đích sử dụng
Biên bản xác nhận điều chỉnh phí bảo lãnh được sử dụng để chứng minh rằng các bên đã thống nhất về mức phí mới trước khi áp dụng. Đây là cơ sở để cập nhật hồ sơ tín dụng, hệ thống thu phí, hạn mức phí bảo lãnh và đối soát doanh thu của ngân hàng.
Một số mục đích chính gồm:
- Ghi nhận việc thay đổi mức phí khi rủi ro bảo lãnh hoặc nghĩa vụ được bảo lãnh thay đổi.
- Xác nhận thời điểm bắt đầu và kết thúc của mức phí điều chỉnh.
- Làm rõ việc áp dụng phí theo hợp đồng bảo lãnh hiện hữu.
- Hỗ trợ đối soát, hạch toán và kiểm soát chênh lệch phí.
- Tạo cơ sở phê duyệt khi thay đổi vượt thẩm quyền của đơn vị giao dịch.
Nội dung chính
Một biên bản đầy đủ thông thường bao gồm các thông tin sau:
Thông tin định danh: Ngày lập biên bản, tên bên bảo lãnh, tên bên được bảo lãnh, mã số doanh nghiệp hoặc giấy tờ tùy thân và địa chỉ liên hệ.
Cơ sở pháp lý và thương mại: Số hợp đồng bảo lãnh, ngày ký, thời hạn bảo lãnh, hạn mức bảo lãnh và các tài liệu liên quan.
Nội dung điều chỉnh: Mức phí bảo lãnh trước khi điều chỉnh, mức phí sau điều chỉnh, mức tăng hoặc giảm và lý do điều chỉnh.
Căn cứ điều chỉnh: Thay đổi phạm vi cam kết, rủi ro, thời hạn, tài sản bảo đảm, điều kiện cấp tín dụng hoặc yêu cầu của cơ quan quản lý có liên quan.
Thời điểm hiệu lực: Ngày bắt đầu áp dụng, thời hạn áp dụng và cách xử lý phần phí phát sinh trong khoảng thời gian trước và sau điều chỉnh.
Xác nhận của các bên: Chữ ký, họ tên, chức vụ, đóng dấu và thông tin liên lạc của người đại diện.
Đối với biên bản điều chỉnh tăng phí, cần làm rõ mức tăng và thời điểm hiệu lực. Đối với điều chỉnh giảm phí, cần xác định điều kiện để khách hàng đủ điều kiện hưởng mức phí mới, tránh tình trạng tự động áp dụng khi hồ sơ chưa được phê duyệt.
Ví dụ minh họa
Giả sử ngân hàng đã cấp bảo lãnh cho khách hàng với mức phí 1,2% mỗi năm trên hạn mức 5 tỷ đồng. Sau khi khách hàng được giải ngân thêm 2 tỷ đồng và tài sản bảo đảm bị điều chỉnh, rủi ro của giao dịch thay đổi. Hai bên thống nhất điều chỉnh phí bảo lãnh từ 1,2% lên 1,5% mỗi năm, áp dụng từ ngày 01/06/2025.
Biên bản ghi rõ:
- Hợp đồng bảo lãnh số: 2024/BDL/0158.
- Hạn mức bảo lãnh trước điều chỉnh: 5 tỷ đồng.
- Hạn mức bảo lãnh sau điều chỉnh: 7 tỷ đồng.
- Mức phí trước điều chỉnh: 1,2% mỗi năm.
- Mức phí sau điều chỉnh: 1,5% mỗi năm.
- Lý do điều chỉnh: thay đổi phạm vi cam kết và mức độ rủi ro do tài sản bảo đảm được đánh giá lại.
- Phí áp dụng từ ngày 01/06/2025 và được tính trên hạn mức 7 tỷ đồng.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Biên bản xác nhận điều chỉnh phí bảo lãnh có phải là hợp đồng bảo lãnh mới không?
Không. Biên bản chủ yếu xác nhận thỏa thuận điều chỉnh mức phí hoặc cơ sở tính phí trong phạm vi hợp đồng bảo lãnh hiện có. Tuy nhiên, nếu việc điều chỉnh làm thay đổi bản chất nghĩa vụ, phạm vi bảo lãnh hoặc thời hạn cam kết thì có thể cần thực hiện thủ tục sửa đổi, ký lại hợp đồng hoặc phê duyệt lại hồ sơ theo thẩm quyền.
Hỏi: Phí bảo lãnh điều chỉnh có áp dụng hồi tố đối với các kỳ trước không?
Không nhất thiết. Các bên cần thỏa thuận rõ trong biên bản. Ví dụ, mức phí mới chỉ áp dụng từ ngày 01/06/2025 đến ngày 30/11/2025, trong khi phát sinh trước ngày 01/06/2025 vẫn được tính theo mức cũ. Cách xử lý phần chênh lệch phí phải căn cứ vào thỏa thuận giữa các bên và chính sách của tổ chức tín dụng.
Hỏi: Ai có quyền ký biên bản điều chỉnh phí bảo lãnh?
Người đại diện theo pháp luật của bên bảo lãnh và bên được bảo lãnh thực hiện ký theo thẩm quyền. Với ngân hàng, mức phí điều chỉnh còn phải phù hợp với biểu phí, quy định nội bộ và hồ sơ phê duyệt của đơn vị có thẩm quyền. Nếu vượt thẩm quyền, biên bản cần được trình cấp quản lý cấp cao hơn trước khi ký.
Nội dung này mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý hoặc tư vấn chuyên môn của tổ chức tín dụng.