Thanh toán qua POS
Thanh toán qua POS (Point of Sale) là phương thức thanh toán không dùng tiền mặt, trong đó khách hàng sử dụng thẻ ngân hàng (thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng hoặc thẻ trả trước) để thanh toán hàng hóa, dịch vụ ngay tại điểm bán thông qua máy POS được đơn vị chấp nhận thẻ lắp đặt. Khi giao dịch được thực hiện, máy POS sẽ đọc thông tin từ thẻ, truyền dữ liệu qua hệ thống chuyển mạch thẻ tới ngân hàng phát hành để xác thực và phê duyệt, sau đó ghi nhận giao dịch thành công và in hóa đơn. Đây là một trong những nghiệp vụ cốt lõi của mảng thẻ và thanh toán tại các ngân hàng thương mại, đồng thời là nội dung thường xuất hiện trong các bài thi tuyển dụng vào vị trí giao dịch viên, chuyên viên thẻ hay quan hệ khách hàng doanh nghiệp SME.
Quy trình thanh toán qua POS tại điểm bán
Quy trình thanh toán qua POS được thực hiện theo các bước cơ bản: (1) Khách hàng đưa thẻ cho nhân viên thu ngân hoặc tự đặt thẻ lên máy POS đối với máy có chức năng contactless; (2) Nhân viên quẹt thẻ, chạm thẻ hoặc cắm thẻ chip qua máy POS, sau đó nhập số tiền giao dịch; (3) Máy POS gửi yêu cầu ủy quyền (authorization request) tới hệ thống chuyển mạch thẻ của Napas (đối với thẻ nội địa) hoặc Visa/Mastercard/JCB (đối với thẻ quốc tế), rồi tới ngân hàng phát hành; (4) Ngân hàng phát hành kiểm tra hạn mức, trạng thái thẻ, số dư và phản hồi mã phê duyệt hoặc từ chối; (5) Máy POS in hai liên hóa đơn để khách hàng ký xác nhận, một liên lưu tại điểm bán, một liên giao cho khách. Một giao dịch POS tiêu chuẩn thường hoàn tất trong vòng 5–10 giây trong điều kiện mạng ổn định.
Các bên tham gia trong hệ sinh thái thanh toán POS
Một giao dịch POS liên quan tới nhiều bên: Chủ thẻ (người sử dụng thẻ để thanh toán), Đơn vị chấp nhận thẻ (Merchant) là cửa hàng, siêu thị, nhà hàng, khách sạn hoặc cá nhân kinh doanh được ngân hàng ký hợp đồng lắp đặt máy POS; Ngân hàng thanh toán (Acquirer/Acquiring bank) là ngân hàng cung cấp máy POS, xử lý giao dịch từ phía merchant và quyết toán tiền cho merchant; Ngân hàng phát hành (Issuer) là ngân hàng phát hành thẻ cho khách hàng, chịu trách nhiệm xác thực và phê duyệt giao dịch; Trung tâm chuyển mạch thẻ (Switch) là Napas đối với thẻ nội địa hoặc Visa, Mastercard, JCB, UnionPay đối với thẻ quốc tế, đóng vai trò trung gian kết nối giữa ngân hàng thanh toán và ngân hàng phát hành. Phí giao dịch được chia theo tỷ lệ quy định giữa các bên, thường gọi là phí interchange và phí merchant discount rate (MDR).
Phân loại máy POS phổ biến tại Việt Nam
Trên thị trường hiện có bốn loại máy POS chính. POS có dây truyền thống kết nối qua đường line điện thoại hoặc cáp mạng, thường lắp đặt cố định tại quầy thanh toán siêu thị, cửa hàng. POS không dây (wireless POS/mPOS) sử dụng sóng GPRS/3G/4G, tiện cho nhà hàng, dịch vụ giao hàng, taxi. POS di động (mPOS) là thiết bị nhỏ gọn cắm vào điện thoại thông minh qua jack audio, phù hợp với hộ kinh doanh cá thể, cửa hàng nhỏ. SoftPOS là giải pháp biến điện thoại thông minh thành máy POS thông qua ứng dụng, đang được Ngân hàng Nhà nước khuyến khích triển khai trong bối cảnh chuyển đổi số. Ngoài ra còn phân loại theo loại thẻ chấp nhận: máy POS chỉ chấp nhận thẻ nội địa Napas, máy POS chỉ chấp nhận thẻ quốc tế, và máy POS tích hợp chấp nhận cả hai loại.
Phí và hoa hồng khi sử dụng POS
Khi merchant sử dụng máy POS do ngân hàng cung cấp, merchant thường phải chịu một số loại phí: phí đăng ký dịch vụ (nhiều ngân hàng miễn phí trong các chương trình khuyến mãi), phí xử lý giao dịch tính theo tỷ lệ phần trăm trên mỗi giao dịch, phí đường truyền (đối với POS có dây), và phí rút tiền mặt qua POS từ thẻ tín dụng (nếu có). Mức phí xử lý giao dịch phổ biến dao động từ 1,1% đến 2,5% giá trị giao dịch tùy loại thẻ và chính sách ngân hàng. Đây cũng là nội dung thường gặp trong bài thi phỏng vấn vị trí chuyên viên kinh doanh thẻ khi ứng viên cần tư vấn cho khách hàng doanh nghiệp về chi phí triển khai.
Một số lưu ý nghiệp vụ quan trọng
Giao dịch viên và chuyên viên ngân hàng cần lưu ý một số tình huống thường phát sinh khi xử lý POS: giao dịch bị từ chối do thẻ hết hạn, thẻ bị khóa, vượt hạn mức, sai PIN, hoặc lỗi đường truyền. Khi giao dịch không thành công nhưng khách hàng đã bị trừ tiền tạm thời (pre-authorization), nhân viên ngân hàng cần hướng dẫn khách hàng liên hệ ngân hàng phát hành để tra soát, thông thường khoản tiền sẽ tự động hoàn về trong vòng 7–15 ngày làm việc. Ngoài ra, từ năm 2021, Ngân hàng Nhà nước đã có nhiều văn bản yêu cầu các ngân hàng triển khai tiêu chuẩn thẻ chip nội địa EMV, do đó máy POS đời cũ chỉ đọc thẻ từ đang dần được thay thế bằng máy đọc thẻ chip.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Khách hàng thanh toán qua POS nhưng báo tiền đã bị trừ nhưng máy in hóa đơn báo giao dịch không thành công, nhân viên ngân hàng cần xử lý thế nào? Trường hợp này thuộc giao dịch treo (pending), xảy ra khi máy POS gửi yêu cầu ủy quyền đi nhưng phản hồi về bị lỗi hoặc đứt kết nối. Nhân viên cần hướng dẫn khách hàng chờ tối đa 7–15 ngày làm việc để ngân hàng phát hành tự động giải tỏa khoản tạm giữ, hoặc khách hàng có thể gọi lên tổng đài ngân hàng phát hành thẻ để được tra soát và phản hồi nhanh hơn. Trong thời gian chờ, khách hàng tuyệt đối không nên thực hiện lại giao dịch vì có thể dẫn tới bị trừ tiền hai lần.
Hỏi: Sự khác nhau giữa máy POS và cổng thanh toán trực tuyến (payment gateway) là gì? Máy POS là thiết bị vật lý lắp đặt tại điểm bán để khách hàng quẹt/chạm thẻ trực tiếp, phù hợp với giao dịch face-to-face tại cửa hàng. Cổng thanh toán trực tuyến là giải pháp phần mềm tích hợp vào website hoặc ứng dụng thương mại điện tử, cho phép khách hàng nhập thông tin thẻ và thanh toán từ xa. Cả hai đều sử dụng chung hạ tầng chuyển mạch thẻ và ngân hàng phát hành, nhưng quy trình bảo mật, mã hóa dữ liệu và phí xử lý có thể khác nhau.
Hỏi: Doanh nghiệp nhỏ muốn lắp đặt máy POS cần chuẩn bị hồ sơ gì và liên hệ ngân hàng nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy đăng ký kinh doanh, giấy tờ tùy thân của chủ doanh nghiệp/đại diện pháp luật, giấy tờ chứng minh địa điểm kinh doanh (hợp đồng thuê mặt bằng hoặc sổ đỏ), và tài khoản ngân hàng để nhận tiền quyết toán. Hầu hết các ngân hàng thương mại tại Việt Nam như Vietcombank, Techcombank, MB, VPBank, ACB đều cung cấp dịch vụ lắp đặt POS với thủ tục tương tự nhau, một số ngân hàng còn hỗ trợ miễn phí lắp đặt và miễn phí thường niên trong năm đầu.
Thông tin mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn từ ngân hàng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán.