Hoá đơn giá trị gia tăng
Hoá đơn giá trị gia tăng (tiếng Anh: Value Added Invoice, viết tắt là VAT Invoice) là chứng từ kế toán – thuế do người bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ (hoặc bên được uỷ quyền) lập và giao cho người mua khi phát sinh giao dịch chịu thuế giá trị gia tăng theo quy định của pháp luật. Hoá đơn này vừa có chức năng ghi nhận giá trị hàng hoá/dịch vụ (giá chưa thuế), vừa thể hiện riêng số thuế giá trị gia tăng (GTGT) tính trên giá bán, giúp cơ quan thuế và doanh nghiệp xác định nghĩa vụ thuế đầu ra, thuế đầu vào được khấu trừ hoặc hoàn thuế theo quy định.
Đặc điểm cấu tạo của một hoá đơn GTGT
Một hoá đơn GTGT hợp lệ thường bao gồm các thành phần bắt buộc: tên hoá đơn, ký hiệu mẫu, số hoá đơn, ngày lập, tên/địa chỉ/mã số thuế của người bán và người mua, tên hàng hoá dịch vụ, số lượng, đơn giá, giá tính thuế, tỷ lệ thuế GTGT áp dụng, số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán (đã bao gồm thuế), chữ ký của người bán và dấu xác nhận của doanh nghiệp (nếu có). Về nguyên tắc, hoá đơn GTGT phải được lập bằng tiếng Việt, đơn vị tiền tệ là Việt Nam đồng; trường hợp giao dịch bằng ngoại tệ thì quy đổi theo tỷ giá hạch toán và ghi rõ bằng ngoại tệ kèm theo đồng Việt Nam.
Phân loại hoá đơn GTGT
Trên thực tế, hoá đơn GTGT được chia thành hai dạng chính: hoá đơn GTGT điện tử và hoá đơn GTGT giấy (bao gồm hoá đơn tự in, hoá đơn đặt in). Theo lộ trình của cơ quan thuế, hầu hết doanh nghiệp hiện nay sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hoá đơn điện tử không có mã (tuỳ theo quy mô, loại hình doanh nghiệp và rủi ro ngành nghề). Hoá đơn điện tử phải đáp ứng định dạng chuẩn, có chữ ký số và được truyền đến cơ quan thuế theo quy định.
Vai trò trong kế toán và ngân hàng
Trong nghiệp vụ kế toán, hoá đơn GTGT là căn cứ pháp lý để kế toán ghi nhận doanh thu, giá vốn, thuế đầu ra phải nộp và thuế đầu vào được khấu trừ; đồng thời là chứng từ quan trọng phục vụ kiểm toán, quyết toán thuế. Trong lĩnh vực ngân hàng, hoá đơn GTGT thường xuất hiện ở các nghiệp vụ: thẩm định hồ sơ vay vốn doanh nghiệp (chứng minh doanh thu, chi phí hợp lý); xác minh giao dịch thanh toán qua tài khoản; kiểm tra chứng từ nhập – xuất hàng hoá phục vụ cho vay trả góp, cho vay theo hạn mức, bao thanh toán hoặc bảo lãnh; và là một trong các căn cứ để hoàn thuế GTGT cho doanh nghiệp xuất khẩu.
Lưu ý khi sử dụng hoá đơn GTGT
- Hoá đơn GTGT chỉ có giá trị khấu trừ thuế khi đáp ứng đầy đủ quy định về hình thức, nội dung và được lập từ hệ thống hoá đơn điện tử hợp pháp; hoá đơn bị tẩy xoá, sửa chữa hoặc ghi sai không đúng quy định đều không hợp lý.
- Hàng hoá/dịch vụ không chịu thuế GTGT sẽ không sử dụng hoá đơn GTGT mà sử dụng các loại hoá đơn bán hàng hoặc chứng từ khác theo quy định.
- Doanh nghiệp cần bảo quản hoá đơn theo thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán tối thiểu theo quy định của Luật Kế toán; trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn phải thông báo và xử lý theo quy trình của cơ quan thuế.
- Đối với thí sinh thi tuyển vào vị trí giao dịch viên, quan hệ khách hàng doanh nghiệp, kiểm toán nội bộ hay tín dụng, cần nắm rõ cách đọc hoá đơn GTGT, cách tách giá trị hàng hoá và thuế, cách kiểm tra tính hợp lý của chứng từ và cách đối chiếu với sao kê ngân hàng.
Ví dụ minh hoạ
Một doanh nghiệp A bán 1.000 chiếc áo sơ mi cho doanh nghiệp B với đơn giá chưa thuế là 200.000 đồng/chiếc, thuế suất GTGT 10%. Hoá đơn GTGT sẽ thể hiện: giá tính thuế = 200.000 × 1.000 = 200.000.000 đồng; tiền thuế GTGT = 200.000.000 × 10% = 20.000.000 đồng; tổng tiền thanh toán = 220.000.000 đồng. Doanh nghiệp B dùng hoá đơn này để hạch toán chi phí và kê khai thuế đầu vào được khấu trừ 20.000.000 đồng; doanh nghiệp A dùng để kê khai doanh thu và thuế đầu ra phải nộp tương ứng.
Lưu ý: Nội dung trên mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý, kế toán hay thuế chuyên nghiệp. Người sử dụng nên tra cứu thêm các văn bản hướng dẫn hiện hành của cơ quan thuế và Bộ Tài chính khi áp dụng vào tình huống cụ thể.