Hoá đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử

Hoá đơn điện tử là loại hoá đơn được lập, phát hành, xử lý, lưu trữ và trao đổi dưới dạng dữ liệu điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hoá đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế. Hoá đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện về định dạng, nội dung và kỹ thuật theo quy định hiện hành của cơ quan thuế và pháp luật về giao dịch điện tử. Trong hệ thống hoá đơn điện tử hiện nay tại Việt Nam, hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được cấp thông qua hệ thống hoá đơn điện tử, bên cạnh đó còn có loại hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhưng có mã của doanh nghiệp (mã số thuế của người bán được mặc định là mã định danh). So với hoá đơn giấy truyền thống, hoá đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu kho, vận chuyển, đồng thời minh bạch hoá dữ liệu và hỗ trợ cơ quan thuế quản lý rủi ro thuế hiệu quả hơn.

Các loại hoá đơn điện tử phổ biến

Hệ thống hoá đơn điện tử tại Việt Nam hiện chia thành hai nhóm chính:

• Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Mã xác thực được cơ quan thuế cấp cho từng hoá đơn thông qua hệ thống của Tổng cục Thuế, đảm bảo tính xác thực và hợp pháp tại thời điểm phát hành. Loại này phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế hoặc doanh nghiệp chưa đủ điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử không có mã.

• Hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Hoá đơn do tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử hoặc do doanh nghiệp tự phát hành có đầy đủ các tiêu chí kỹ thuật theo quy định. Loại này dành cho doanh nghiệp đủ điều kiện, đã hoạt động ổn định và được cơ quan thuế thông báo đủ điều kiện sử dụng.

Ngoài ra, các tổ chức tín dụng, ngân hàng thương mại còn sử dụng phổ biến chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử, biên lai điện tử và phiếu thu điện tử trong hoạt động ngân quỹ và hỗ trợ khách hàng.

Quy trình phát hành và sử dụng

Quy trình phát hành hoá đơn điện tử cơ bản gồm các bước:

1. Đăng ký sử dụng: Doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế thông qua Cổng thuế điện tử hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế thông báo.
2. Khởi tạo hoá đơn: Khi phát sinh giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp nhập thông tin vào phần mềm lập hoá đơn điện tử.
3. Ký số và xác thực: Hoá đơn được ký số bằng chữ ký số theo quy định về giao dịch điện tử, sau đó gửi tới hệ thống cơ quan thuế đối với loại có mã.
4. Gửi cho người mua: Hoá đơn điện tử được gửi tới khách hàng qua email, tin nhắn hoặc qua ứng dụng của nhà cung cấp dịch vụ.
5. Lưu trữ: Cả người bán và người mua có trách nhiệm lưu trữ hoá đơn điện tử theo thời hạn quy định của pháp luật về kế toán và thuế.

Lợi ích và ý nghĩa với doanh nghiệp ngân hàng

Đối với các ngân hàng thương mại, việc triển khai hoá đơn điện tử mang lại nhiều giá trị thiết thực:

• Tiết giảm chi phí vận hành: Không còn chi phí in ấn, phát hành, gửi bưu điện hoá đơn giấy; giảm nhân lực xử lý chứng từ.
• Tăng cường bảo mật và chống gian lận: Chữ ký số và mã xác thực của cơ quan thuế giúp hạn chế tình trạng hoá đơn giả, hoá đơn khống, đặc biệt trong các giao dịch cho vay, bảo lãnh, thanh toán quốc tế.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khách hàng nhận hoá đơn ngay khi giao dịch hoàn tất, có thể tra cứu lịch sử hoá đơn điện tử trên hệ thống của ngân hàng hoặc của cơ quan thuế.
• Phục vụ công tác quản trị rủi ro và tuân thủ: Dữ liệu hoá đơn điện tử được chuẩn hoá, dễ dàng tích hợp với hệ thống ERP, Core Banking giúp kiểm soát nội bộ và phục vụ thanh tra, kiểm toán.
• Phù hợp xu hướng chuyển đổi số ngân hàng: Hoá đơn điện tử là một trong các trụ cột của hạ tầng số, gắn liền với chiến lược ngân hàng số, thanh toán không dùng tiền mặt và Đề án 06 của Chính phủ.

Lưu ý cho ứng viên thi tuyển dụng ngân hàng

Khi tham gia phỏng vấn hoặc làm bài thi nghiệp vụ tại các vị trí liên quan đến kế toán, kiểm toán nội bộ, quản trị rủi ro, thanh toán, ngân quỹ hay vận hành, ứng viên cần nắm rõ:

• Phân biệt được hoá đơn điện tử có mã cơ quan thuế và hoá đơn điện tử không có mã cơ quan thuế, cùng các trường hợp bắt buộc sử dụng.
• Hiểu được vai trò của chữ ký số, tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử và hệ thống hoá đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
• Nắm được quy định về thời hạn lưu trữ hoá đơn điện tử theo Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn hiện hành.
• Biết cách tra cứu hoá đơn điện tử trên Cổng thuế điện tử hoặc ứng dụng tra cứu hoá đơn của Tổng cục Thuế để phục vụ công tác xác minh giao dịch với khách hàng doanh nghiệp.

Disclaimer: Nội dung trên mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý chuyên môn. Ứng viên nên cập nhật văn bản pháp luật mới nhất tại website của Tổng cục Thuế và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để phục vụ ôn tập và làm việc.