Giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền là văn bản do chủ tài khoản, người đại diện theo pháp luật hoặc người có quyền lập giấy ủy quyền ban hành nhằm trao quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện một hoặc một số giao dịch nhất định với ngân hàng. Giấy ủy quyền thường được sử dụng khi chủ tài khoản không thể trực tiếp đến quầy giao dịch, cần nhờ người khác thực hiện giao dịch thay mặt hoặc ủy quyền cho đại diện hợp pháp thao tác trên tài khoản.
Văn bản này là cơ sở để ngân hàng nhận biết người được ủy quyền và xác định phạm vi, thời hạn được phép thực hiện các giao dịch. Tùy theo loại tài khoản, giao dịch và quy định của từng ngân hàng, giấy ủy quyền có thể bao gồm thông tin về người ủy quyền, người được ủy quyền, tài khoản được ủy quyền, nội dung và phạm vi ủy quyền, thời hạn hiệu lực, chữ ký, dấu và các thông tin cần thiết khác.
Nội dung và phạm vi ủy quyền
Một giấy ủy quyền hợp lệ cần làm rõ các thông tin trọng tâm. Người ủy quyền phải xác định rõ người được ủy quyền, chức danh hoặc tư cách của người đó và nội dung được giao. Chẳng hạn, giấy ủy quyền có thể cho phép người được ủy quyền thay mặt rút tiền, nộp tiền, ký chuyển khoản hoặc thực hiện một số giao dịch cụ thể liên quan đến tài khoản.
Phạm vi ủy quyền nên được viết cụ thể, tránh sử dụng các cụm từ không có ranh giới rõ ràng như thực hiện mọi giao dịch. Nếu ủy quyền có liên quan đến rút tiền, chuyển khoản, giao dịch ngoại hối, thay đổi thông tin chủ tài khoản hoặc các thao tác khác có tính chất tài chính, người ủy quyền nên kiểm tra yêu cầu của ngân hàng về biểu mẫu, chữ ký, giấy tờ tùy thân và giới hạn số tiền được phép thực hiện.
Ví dụ, một khách hàng ủy quyền cho nhân viên kinh doanh của mình được rút tiền từ tài khoản thanh toán tối đa 5.000.000 đồng mỗi lần trong thời hạn ba tháng. Thông tin này giúp ngân hàng kiểm soát giao dịch và hạn chế việc người được ủy quyền thực hiện ngoài phạm vi đã được giao.
Điều kiện lập và sử dụng
Để sử dụng giấy ủy quyền, người lập giấy ủy quyền phải có năng lực thực hiện giao dịch dân sự và thông tin trong giấy ủy quyền phải chính xác, đầy đủ. Người được ủy quyền cần xuất trình giấy ủy quyền cùng giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ chứng minh năng lực đại diện khi giao dịch tại ngân hàng.
Một số giao dịch vì tính chất quan trọng, dễ phát sinh tranh chấp hoặc liên quan đến quyền lợi tài sản có thể được ngân hàng yêu cầu xác minh trực tiếp với chủ tài khoản, thực hiện bằng chữ ký điện tử, hoặc bổ sung thủ tục xác thực nâng cao. Chẳng hạn, ngân hàng có thể yêu cầu chủ tài khoản xác nhận bằng mã xác thực, thông báo trên ứng dụng ngân hàng hoặc giao dịch trực tiếp tại quầy trước khi cho phép người được ủy quyền thực hiện giao dịch.
Giấy ủy quyền chỉ có hiệu lực trong phạm vi, thời hạn và điều kiện được ngân hàng chấp thuận. Người được ủy quyền không tự ý mở rộng phạm vi ủy quyền, không chuyển nhượng quyền được ủy quyền cho bên thứ ba và không sử dụng giấy ủy quyền sau khi hết hiệu lực hoặc khi người ủy quyền đã thu hồi, hủy giấy ủy quyền.
Quy trình sử dụng tại ngân hàng
Quy trình thông thường gồm các bước sau:
- Khách hàng liên hệ ngân hàng để tìm hiểu biểu mẫu, yêu cầu xác thực và phạm vi giao dịch có thể ủy quyền.
- Người ủy quyền hoàn thiện giấy ủy quyền, ký tên và cung cấp giấy tờ tùy thân hoặc tài liệu chứng minh năng lực đại diện nếu có.
- Ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ, thời hạn, phạm vi và các dấu hiệu an toàn của văn bản.
- Khi người được ủy quyền đến giao dịch, ngân hàng đối chiếu giấy ủy quyền với giấy tờ tùy thân và thực hiện giao dịch trong giới hạn được phép.
- Ngân hàng ghi nhận hoặc lưu giữ chứng từ ủy quyền theo quy định quản lý tài khoản và lưu trữ của ngân hàng.
Trước khi nộp giấy ủy quyền, khách hàng nên kiểm tra kỹ họ tên, số định danh, số tài khoản, phạm vi ủy quyền và thời hạn hiệu lực. Nếu giấy ủy quyền bị thất lạc hoặc có dấu hiệu bị sửa đổi, khách hàng nên thông báo ngay cho ngân hàng để ngân hàng kiểm tra và áp dụng biện pháp phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Người được ủy quyền có được rút tiền và chuyển khoản từ tài khoản của chủ tài khoản không?
Chỉ được thực hiện khi nội dung giấy ủy quyền quy định rõ các giao dịch đó và phạm vi, số tiền, thời hạn phù hợp với quy định của ngân hàng. Việc chỉ định một số giao dịch cụ thể sẽ giúp ngân hàng kiểm soát rõ ràng hơn so với việc ủy quyền chung chung.
Hỏi: Chủ tài khoản muốn chấm dứt giấy ủy quyền trước thời hạn thì làm thế nào?
Chủ tài khoản nên liên hệ ngân hàng để yêu cầu hủy hoặc thu hồi giấy ủy quyền và thông báo cho người được ủy quyền. Việc thu hồi nên được thực hiện theo quy trình xác thực của ngân hàng; trong một số trường hợp, ngân hàng có thể yêu cầu xác nhận trực tiếp để tránh rủi ro giao dịch trái phép.
Hỏi: Giấy ủy quyền có cần công chứng hoặc chứng thực không?
Tùy thuộc nội dung ủy quyền, loại tài khoản, quy định pháp luật và yêu cầu xác thực của ngân hàng. Với các trường hợp thông thường như ủy quyền thực hiện giao dịch tại quầy, ngân hàng có thể yêu cầu giấy tờ tùy thân và xác minh chữ ký thay vì yêu cầu công chứng. Người ủy quyền nên hỏi trực tiếp ngân hàng trước khi lập văn bản để tránh bổ sung hồ sơ nhiều lần.
Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn hoặc hướng dẫn chính thức của từng ngân hàng.